Office Manager and Events Coordinator

Nous recherchons un(e) Office Manager & Events Coordinator motivé(e) pour rejoindre notre équipe immédiatement ou dès que possible.

Dans ce rôle clé, vous assurerez le bon fonctionnement de nos bureaux français (Hem & Paris) tout en coordonnant les événements internes et externes. Vous apporterez également votre soutien à l’organisation d’événements du Groupe, avec un focus particulier sur le Japon.

Vos missions

Gestion des bureaux (Hem & Paris)

• Gérer les tâches administratives quotidiennes : courrier, accueil, appels, factures, fournitures de bureau et coordination avec les prestataires externes (services de nettoyage, etc.).
• Assurer le bon déroulement des processus d’intégration et de départ des employés.
• Superviser la sécurité des bureaux en garantissant la conformité avec les normes ISO et les obligations légales françaises (en coordination avec les équipes IT, Sécurité et RH).
• Être l’interlocuteur principal pour la gestion des locaux à Hem, en lien avec les parties prenantes externes dans un environnement de bureaux partagés.

Coordination d’événements

• Planifier et organiser les événements clients, invitations et logistique à Hem et Paris.
• Gérer les déplacements des équipes en France et au Japon, y compris les réservations et les demandes via notre outil de gestion des voyages (NAVAN).
• Coordonner les événements globaux du Groupe, avec un accent particulier sur le Japon.
• Assurer la communication interne sur les sujets liés aux bureaux et aux événements.

Votre profil

• Expérience en gestion administrative, office management ou coordination d’événements.
• Excellente organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Aisance relationnelle et plaisir à travailler avec différentes équipes et interlocuteurs.
• Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
• Esprit proactif et orienté solutions.
• À l’aise avec les outils de gestion de bureau et les plateformes de gestion des voyages.

Vos avantages

• Un poste stratégique dans une entreprise en pleine croissance, avec de nombreuses opportunités d’évolution.
• Un environnement dynamique et apprenant au sein d’une équipe soudée.
• Une entreprise internationale où la diversité culturelle est au cœur du quotidien.
• 2 jours de télétravail par semaine et des horaires de travail flexibles.
• Prise en charge à 100 % des frais de transport en commun.
• Tickets restaurant de 10 €.
• Avantages et cartes cadeaux du Comité d’Entreprise à hauteur de 170 €/an.