EMAIL ARCHIVING
intégrité et conformité des données d’email pour M365 et d’autres serveurs d’email
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L’ARCHIVAGE AUTOMATISÉ ET RÉGLEMENTAIRE DES EMAILS
L’archivage des emails professionnels est une nécessité légale qui doit répondre à plusieurs exigences. L’archivage doit être à l’épreuve des audits et conforme à la loi, avec des périodes de conservation appropriées. Les tâches administratives liées à l’archivage peuvent prendre beaucoup de temps, et les clients ont besoin d’un moyen pratique d’accorder l’accès à des tiers pour effectuer des audits. C’est là que nous intervenons.
Récupération facile des emails supprimés accidentellement
Si les emails d’un utilisateur sont accidentellement supprimés du serveur de messagerie, ils peuvent être restaurés à partir de l’archive – à tout moment, en appuyant simplement sur un bouton.
Entièrement automatisé et sécurisé
L’archivage automatique de tous les emails entrants et sortants évite aux administrateurs d’effectuer des tâches liées à l’archivage. Dans le cloud, toutes les données sont stockées de manière sécurisée, inaltérable et complète.
Inchangé et inaltérable
Conformément à l’archivage à l’épreuve des audits, tous les emails entrants et sortants sont stockés automatiquement et dans leur forme originale dans les centres de données de Hornetsecurity dès leur arrivée et leur envoi. Cela garantit qu’aucun document important n’est perdu et que l’archivage est complet. Ils ne peuvent pas être modifiés ou supprimés avant l’expiration de la période de conservation définie.
Tous les emails archivés sont stockés en toute sécurité dans des bases de données cryptées dans des centres de données certifiés et sécurisés.
12 avantages de la gestion facile de l’archivage cloud des emails
Trouvez facilement les emails que vous recherchez
Dans le flot quotidien d’emails, il peut être difficile de garder une trace des messages. De bons algorithmes de recherche sont nécessaires pour retrouver les messages et les réafficher sans problème. En outre, il doit être possible de limiter et de cibler la recherche à l’aide de différents paramètres de recherche. Cela est possible grâce aux fonctions de recherche complètes de l’archivage des emails.
Index du texte intégral
L’index en texte intégral permet de trouver très facilement les emails et les pièces jointes recherchés. Tous les messages archivés sont entièrement indexés, ce qui raccourcit d’autant le temps de recherche.
Critères de recherche étendus
La recherche en texte intégral n’est pas la seule à pouvoir être utilisée pour retrouver des emails archivés. Les paramètres de recherche peuvent être réduits en fonction de critères individuels tels que la date, l’expéditeur, le destinataire et l’objet, ce qui permet d’identifier plus précisément les messages recherchés et de les retrouver plus rapidement.
Conformité, transparence et contrôle
Les mêmes exigences légales s’appliquent aux emails professionnels qu’aux lettres traditionnelles. Ils doivent être conservés pendant une certaine période. En outre, il faut veiller à ce qu’un auditeur puisse accéder aux emails à tout moment.
Audit d’accès avec le principe des 4 yeux
Une archive d’emails doit être accessible à tout moment à des fins d’audit. L’accès d’audit est prévu à cet effet, donnant à l’auditeur des droits de lecture étendus aux emails stockés d’un domaine spécifique, qui peut être configuré par l’administrateur informatique. L’accès d’audit permet à l’auditeur d’accéder à l’archive pour une durée limitée. Une fois l’audit terminé, l’administrateur a accès au journal d’audit, dans lequel il peut voir quelles données ont été consultées.
Audit log/audit trail
Un protocole complet est conservé de tous les accès à l’archive des emails, en particulier lorsque des paramètres tels que les périodes de conservation sont modifiés. Le protocole contient, entre autres, le nom de connexion et l’adresse IP de l’utilisateur et ne peut être ni modifié ni supprimé. Le journal d’audit peut être consulté à tout moment par l’administrateur.
Pas d’accès au contenu pour les administrateurs
Afin d’éviter toute utilisation abusive des données des emails archivés des utilisateurs individuels, les administrateurs n’ont pas accès aux emails archivés des utilisateurs. Ils ne peuvent voir que les métadonnées, pas le contenu.
Règlement de substitution
Un utilisateur peut donner à un autre utilisateur l’accès à ses archives d’emails. Pratique pour les employés absents ou à la retraite.
Exportation des données archivées possible à tout moment
L’ensemble des archives d’emails peut être exporté facilement et à tout moment. Les clients peuvent le faire eux-mêmes ou Hornetsecurity peut se charger de l’exportation pour un prix fixe.
Fonction d’importation
Les emails et leurs pièces jointes peuvent être importés d’autres bases de données dans l’archive email de Hornetsecurity, que ce soit au format .pst ou Outlook. Il est ainsi facile de réarchiver des emails plus anciens.
Attribution unique d’archives en cas de changement d’adresse mail
Si un utilisateur reçoit une nouvelle adresse email, les messages archivés peuvent être attribués à cette nouvelle adresse afin que l’utilisateur puisse continuer à accéder aux données.
Capacité Unicode
Les emails qui se retrouvent dans les archives d’emails de Hornetsecurity sont sauvegardés dans leur format d’origine, quel que soit l’encodage. Cela s’applique aux différentes langues et caractères ainsi qu’aux messages cryptés.
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