L’IA en guise de solution pour l’un des Plus Gros Problèmes des Emails : Les Emails Mal Adressés

Il va sans dire que bon nombre d’entre nous avons déjà vécu ce moment où nous appuyons sur « envoyer » sur un email, juste pour nous rendre compte quelques instants plus tard qu’il n’était pas destiné à la bonne personne. Les emails mal adressés peuvent arriver à n’importe qui et entraînent souvent des conséquences non intentionnelles, telles que la compromission d’informations sensibles et de la confidentialité. Avec des milliards d’emails échangés quotidiennement, le risque d’erreurs est immense, surtout lorsque nous comptons sur des fonctions telles que la saisie semi-automatique pour faire le travail à notre place.

Cet article examinera les causes et les impacts courants des emails mal adressés et dans quelle mesure l’outil de validation de destinataires de l’IA d’Hornetsecurity peut vous aider à éviter ces erreurs. 

Le Risque des Emails Mal Adressés

Le Courriel ’email demeure la base de la communication professionnelle et le restera probablement dans un avenir prévisible, malgré la montée en puissance de Microsoft Teams et de Slack. Plus de 300 milliards d’emails sont échangés quotidiennement, mais parviennent-ils tous à la bonne personne ? L’un des dangers les plus courants pour la sécurité des emails est l’envoi d’un email au mauvais destinataire en raison de la fatigue, de la précipitation ou de la pression. 

Avec de nombreuses personnes passant près d’un tiers de leur temps de travail sur les emails – souvent à partir d’appareils mobiles -, la fonction de saisie semi-automatique devient un facteur clé. Cette fonctionnalité apparemment innocente et pratique qui suggère un destinataire lorsque vous avez saisi seulement une partie de l’adresse de la personne concernée peut entraîner l’envoi d’un email à une personne ayant un nom similaire par erreur. 

De même, placer des adresses dans les champs “À” ou “Cc” au lieu de “Cci” est une autre erreur fréquente Cela expose non seulement les destinataires les uns aux autres, mais crée également le risque que des données sensibles soient partagées involontairement. Dans certains cas, les emails mal adressés peuvent même entraîner une violation de données, avec des implications de conformité graves. 

Quelques Causes Courantes des Emails Mal Adressés ainsi que leurs conséquences 

De nos jours, les emails mal adressés sont d’une fréquence alarmante et leur cause est malheureusement nichée dans la négligence humaine. Si l’oubli d’une pièce jointe peut être ennuyeux, l’envoi d’un message aux mauvais destinataires peut présenter un risque grave pour la confidentialité ou la sécurité, par exemple lorsqu’un employé d’entreprise clique par erreur sur “Répondre à tous” et envoie des informations médicales personnelles très sensibles à l’ensemble de l’entreprise. 

L’impact d’un email mal adressé peut varier et dépend largement des informations exposées. L’impact est considérable pour les emails mal adressés impliquant des informations sensibles sur les clients, la propriété intellectuelle, les informations personnelles identifiables ou d’autres données extrêmement sensibles. 

Au minimum, l’impact immédiat et à court terme implique la mobilisation de diverses équipes pour la remédiation, qui peut inclure : 

• Le Triage et une enquête sur les incidents : quelle que soit la gravité de la violation de données, les entreprises doivent initialement consacrer plusieurs heures à une recherche approfondie sur l’événement et à l’évaluation de l’étendue de la violation. 

• Un Examen juridique : lLes conséquences juridiques potentielles après une violation, les équipes juridiques, de conformité et de gestion des risques sont impliquées et consultées à chaque étape des incidents demails mal adressés. Quelques exemples incluent les notifications obligatoires, les obligations contractuelles de divulgation et les conséquences de la non-conformité réglementaire, qui, en fonction de l’ampleur de la violation, peuvent prendre plusieurs heures à plusieurs jours, nécessitant ainsi des moyens et des ressources supplémentaires. 

• La Préservation de la réputation et campagne de relations publiques : l’entreprise entreprend normalement un effort de renforcement de sa marque afin d’atténuer l’impact sur celle-ci et sur ses revenus futurs. 

• Une Notification aux clients : la stratégie de communication variera en fonction du type d’informations divulguées. Par exemple, lorsque des informations personnelles identifiables ou d’autres informations sensibles sont en jeu, cela peut nécessiter une conversation délicate avec un client ou une démarche plus approfondie. Dans ce cas, les entreprises doivent fournir une notification formelle sur la violation et offrir immédiatement une protection d’identité aux clients. 

Serco, une société d’externalisation, a connu un exemple concret d’email mal adressé après qu’un employé a partagé par erreur les adresses électroniques de près de 300 personnes chargées de la recherche de contacts au Royaume-Uni. L’erreur s’est produite lorsqu’un email destiné aux nouveaux stagiaires en recherche de contacts COVID-19 a été envoyé en utilisant la fonction “CC” au lieu de “Cci”, révélant ainsi les adresses de tous les destinataires. Bien qu’aucune donnée de patient n’ait été impliquée, cette erreur pouvait constituer une violation des règles de protection des données. Serco, responsable de l’autorisation de 15 000 traceurs non cliniques, a déclaré qu’il reverrait ses processus en profondeur afin d’éviter que de tels incidents ne se reproduisent à l’avenir. 

365 AI Recipient Validation : Votre Outil de Validation D’email Basé sur l’IA pour Prévenir les Pertes de Données et les Failles de Sécurité 

365 AI Recipient Validation est un outil de validation d’email qui sert de rempart en aidant votre entreprise à prévenir les pertes de données et  les envois accidentels d’emails en s’assurant que les informations sensibles ne parviennent qu’aux destinataires prévus. Cet outil sort le grand jeu en misant sur l’apprentissage automatique pour analyser les emails en fonction des communications précédentes de l’utilisateur et prévenir les “déviations anormales” et les divergences entre les expéditeurs et les destinataires.

Les expéditeurs sont immédiatement avertis lorsqu’un email qu’ils tentent d’envoyer déclenche une alerte, leur donnant ainsi la possibilité de corriger leur erreur. En s’adaptant continuellement au comportement de l’utilisateur, l’IA garantit que les suggestions et les avertissements deviennent de plus en plus précis avec le temps, minimisant ainsi les erreurs humaines.

Dans des industries sensibles comme les soins de santé et la finance, les enjeux sont élevés en matière de sécurité des emails. Il est donc essentiel de disposer d’une solution fiable qui ajoute une couche supplémentaire de sécurité. Voici quatre avantages clés de la validation de destinataires par l’IA : 

• Éviter les amendes réglementaires : l’outil d’IA permet de s’assurer que les données sensibles ne sont pas accidentellement exposées par le biais d’emails mal adressés, réduisant ainsi le risque de violations de données qui pourraient conduire à des amendes GDPR allant jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel ou 20 millions d’euros, le montant le plus élevé étant retenu. 

• La Confiance des clients : de nos jours, les gens adoptent en général une approche beaucoup plus stricte en ce qui concerne la confidentialité de leurs données, et pas seulement les organismes de réglementation. Une fuite de données érode la confiance que les partenaires, les actionnaires et les clients accordent à une entreprise. Les clients peuvent se désintéresser d’une entreprise et choisir une rivale s’ils apprennent que des données ont été perdues ou manquantes par le biais de rapports officiels, du bouche-à-oreille, d’une mauvaise presse ou de messages sur les médias sociaux. 

• Protéger la réputation : la prévention de ces incidents protège la réputation d’une entreprise, en réduisant l’embarras des employés et les critiques à l’encontre des responsables de la sécurité en raison de l’insuffisance des contrôles. 

• Minimiser les coûts d’audit : selon une étude, les auditeurs externes facturent généralement plus cher aux entreprises victimes d’une violation pour leurs services d’audit l’année de l’événement. De plus, les auditeurs examinent les processus de manière plus approfondie après une violation récente. Cela entraîne une charge de travail accrue pour les audits, et si des erreurs sont détectées, l’entreprise devra consacrer plus de temps et d’argent à des actions correctives. 

365 AI Recipient Validation opère sa magie en arrière-plan pour minimiser les risques d’erreurs involontaires dues à la négligence des employés, qui peuvent entraîner des violations de données importantes et des amendes réglementaires.  

Demandez une démonstration aujourd’hui et découvrez comment 365 AI Recipient Validation peut faire la différence pour ce qui est de renforcer la sécurité de vos emails ! 

Pourquoi l’IA est l’avenir de la sécurité des emails 

L’email a toujours été le vecteur d’attaque préféré des acteurs de menace pour obtenir des gains financiers, des informations d’identification de compte et des données sensibles de leurs victimes. En réponse, les entreprises ont mis en place des solutions de sécurité d‘email pour examiner le trafic entrant, sortant et interne et détecter les messages frauduleux pour prévenir les attaques avant qu’elles ne dégénèrent en crises coûteuses. Pour augmenter l’efficacité de leurs attaques, les acteurs de menace modifient constamment leurs stratégies d’attaque, et les entreprises ajustent leur posture défensive pour maintenir une longueur d’avance.

Les techniques de détection traditionnelles utilisées par les solutions de sécurité de l’email dans le passé incluent les signatures (“Nous avons déjà vu ce message”), Les règles (“n’autorisez pas les messages avec des pièces jointes EXE”), les listes noires (“bloquez toujours les messages de ce domaine”), les listes blanches (“les emails de ces domaines sont toujours bons”). Certes, nous détectons toujours de nombreuses attaques avec les pratiques de sécurité standard, mais la moitié de la bataille consiste maintenant à empêcher Steve, des finances, d’envoyer notre liste de clients à sa ligue de football imaginaire. L’IA peut enfiler la cape de notre super-héros numérique, en intervenant pour nous sauver de nos propres « oublis » !  

Conclusion 

Les solutions traditionnelles de prévention des pertes de données peuvent être coûteuses à exploiter et complexes à déployer. Elles bloquent certes un petit pourcentage d’emails malveillants, mais l’outil de validation de destinataires par IA d’Hornetsecurity se situe à l’extrême opposé du spectre. Même si les emails mal adressés n’impliquent pas forcément une conduite criminelle, les conséquences sont néanmoins graves et le retour sur investissement est facilement calculable. Il suffit de compter le nombre de salariés qui étaient sur le point de prendre des mesures telles que transférer un emailsensible à la mauvaise personne ou déplacer des informations confidentielles en dehors de l’entreprise mais qui se sont abstenus en raison de la solution disponible, l’IA.