Avant d’utiliser Copilot pour Microsoft 365, faites cette seule chose

L’avenir du travail est arrivé. Copilot pour Microsoft 365, l’application d’IA générative (GenAI) de Microsoft introduite en 2023, donne déjà aux employés et aux chefs d’entreprise de nouveaux superpouvoirs. 

Avec Copilot, les utilisateurs de M365 peuvent rapidement déchiffrer de grandes quantités de données complexes, prendre des décisions commerciales et stratégiques rapides et efficaces, écrire du code en quelques secondes, repérer et même influencer les tendances commerciales, créer des présentations qui « épatent » les prospects, ravir et enthousiasmer les clients avec des services innovants, et bien d’autres choses encore.

Les avantages commerciaux de Copilot sont également nombreux. Des employés et des clients plus heureux peuvent se traduire par une diminution du taux de rotation, ce qui permet de réduire les coûts. Une efficacité et une productivité accrues peuvent se traduire par une augmentation des résultats, quel que soit votre secteur d’activité, de la fabrication à la vente au détail en passant par la technologie.

Les avantages s’accompagnent toutefois de mises en garde. La mise en œuvre et l’intégration de cette centrale n’est pas une mince affaire. Une planification minutieuse est indispensable, impliquant le directeur des technologies ainsi que les responsables des bureaux chargés des données et de la sécurité de votre entreprise. 

Mais avant de commencer, vous devez faire une chose : mettre de l’ordre dans votre sécurité. C’est essentiel : tout ce qu’un membre de votre entreprise a saisi dans les applications Office 365 de votre entreprise sera une source d’alimentation pour les sorties de Copilot – tentant, en effet, pour les mauvais acteurs qui veulent obtenir les données de votre entreprise et de vos clients. 

Pour simplifier votre expérience de Copilot, nous avons créé ce guide complet pour mettre en œuvre Copilot pour Microsoft 365 en toute sécurité. De la planification et de l’organisation à la mise en place de contrôles de sécurité, nous vous expliquons comment utiliser Copilot, nous vous guidons pas à pas dans le processus de mise en œuvre de Copilot et nous vous fournissons des ressources si vous avez besoin d’aide.

L’IA est votre Copilot

L’IA genérative est largement vantée pour sa capacité à rédiger des emails et à créer des images, mais comme le démontre Microsoft Copilot pour 365, cette technologie puissante est capable de bien plus, grâce à la puissance de calcul de la plateforme cloud Microsoft Azure.

Véritable assistant IA pour les personnes travaillant avec les services Microsoft, notamment SharePoint, Teams, Exchange, Excel et Outlook, Copilot élimine les conjectures et les tâches fastidieuses liées à l’exécution d’une multitude de tâches quotidiennes, libérant ainsi vos collaborateurs pour qu’ils créent, innovent et rêvent de grandes choses pour votre entreprise.

La préparation est cependant la clé d’une utilisation réussie de Copilot en entreprise. Vous devrez procéder par petites étapes, en travaillant d’abord avec les employés clés, puis en élargissant progressivement, en formant chaque groupe de manière approfondie au fur et à mesure que vous avancez. Et, comme nous l’avons mentionné, votre posture de sécurité doit déjà être solide avant de vous lancer dans l’aventure de l’IA.

Quel Copilot vous convient le mieux ?

Microsoft Copilot for 365 n’est qu’un des nombreux services d’IA proposés par Microsoft, chacun étant adapté aux besoins de différents types d’utilisateurs. Ce guide aborde la myriade d’avantages qu’offre Microsoft Copilot for 365 ainsi que la complexité de son intégration dans votre enterprise.

Quel Copilot convient le mieux ? Les options comprennent :

• Microsoft Copilot. Anciennement connu sous le nom de Bing Chat, ce service gratuit est disponible pour les utilisateurs de Windows, Microsoft Edge et Bing, ainsi que dans une application téléchargeable. Il permet d’écrire des chansons, de réaliser des dessins et d’effectuer des tâches générales. Copilot protège les données de l’entreprise lorsque les utilisateurs se connectent à l’aide d’un compte professionnel ou scolaire.
• Microsoft Copilot Pro. Ce service payant (20 $ par mois) offre tout ce que propose le Copilot standard, avec en plus des résultats plus rapides et une utilisation avec les principales applications Microsoft, notamment Excel et Word, et il a accès à toutes les données personnelles que vous stockez dans OneDrive personal lorsqu’il rédige des réponses à vos instructions.
• Microsoft Copilot pour 365. Le plan premium pour les utilisateurs professionnels, Microsoft Pilot pour 365, fonctionne en tandem avec toutes les applications Office dans votre environnement 365, et toutes les données professionnelles auxquelles votre compte utilisateur a le droit d’accéder dans SharePoint / Exchange Online et OneDrive for Business. Il coûte 30 $ par utilisateur et par mois, payé un an à l’avance.

Copilots existent également selon leur fonction : Microsoft propose des Copilots pour les ventes, les services financiers, la sécurité et pour le développement de logiciels, GitHub Copilot. Les utilisateurs de Microsoft Copilot pour 365 peuvent également le personnaliser en fonction de leurs besoins spécifiques.

Un univers d’utilisation en expansion

Les utilisations commerciales de Copilot ne cessent de croître en nombre et en type. La productivité est l’un des principaux moteurs de l’adoption de la GenAI en général, mais l’exploitation de la masse de données dont dispose votre entreprise et l’amélioration du service à la clientèle sont d’autres raisons – et la technologie n’en est encore qu’à ses débuts.

Voici ce que les utilisateurs professionnels de Copilot ont dit de la technologie lors d’une récente enquête :

• 70 % d’entre eux ont déclaré être plus productifs et presque autant (68 %) ont déclaré que la qualité de leur travail s’en trouvait améliorée.
• Les utilisateurs ont rattrapé les réunions manquées presque quatre fois plus vite que sans Copilot.
• 64% gagnent du temps dans le traitement du courrier électronique.
• 75% déclarent que Copilot « me fait gagner du temps en me permettant de trouver ce dont j’ai besoin dans mes dossiers ».
• 72% déclarent que Copilot les aide à trouver des idées lorsqu’ils écrivent.

Les entreprises font également état de résultats.

Quelques semaines après avoir intégré Copilot dans son entreprise, la société de gestion de la relation client Atento a amélioré la satisfaction de ses clients de 20% et la productivité de ses équipes de 30%, tout en réduisant les erreurs opérationnelles de près de 20%.

Dans les écoles, Copilot permet de réduire de 40 % le temps consacré à la planification des cours, de diviser par deux le temps consacré à la notation et de réduire de plus d’un tiers le temps consacré à l’élaboration des programmes d’études, etc. Les administrateurs peuvent l’utiliser pour générer des graphiques illustrant les performances des élèves de différentes manières, afin d’identifier les points à améliorer et les moyens d’y parvenir.

Dans le marketing, Copilot peut réduire le temps de développement des personas de 4 à 5 heures par persona. C’est un as de l’analyse des campagnes, qui s’effectue 50 % plus rapidement que sans l’application. Enfin, il peut analyser les commentaires des clients pour les aider à affiner leurs stratégies.

Dans la finance, Microsoft Copilot pour 365 permet d’analyser rapidement les tendances du marché, en produisant des résultats en quelques secondes et en économisant jusqu’à cinq heures par mois. Il peut également aider à repérer les fraudes, à améliorer les efforts de conformité et à réduire les erreurs en suggérant des formules et en validant les données.

Dans le domaine de la santé, Copilot 365 organise et analyse les données des patients pour accélérer les diagnostics et personnaliser les traitements, planifier les rendez-vous et envoyer des rappels, et analyser des ensembles de données de recherche complexes pour améliorer et même aider à créer de nouveaux traitements.

Mise en place de M365 Copilot : considérations clés pour les CTO

Microsoft Copilot pour 365 utilise les données de votre entreprise pour générer des résultats. Cette mise en garde est importante. Les directeurs des technologies doivent effectuer un audit de sécurité avant le lancement et ajuster les autorisations et l’accès des utilisateurs pour s’assurer que les données sensibles restent réservées aux personnes autorisées. Dans le cas contraire, les employés de votre entreprise risquent d’avoir accès à des informations propriétaires auxquelles ils ont été autorisés à accéder par erreur et qui ne sont pas adaptées à leur fonction.

Nous recommandons aux directeurs techniques de prendre les mesures suivantes avant la mise en place :

• Auditez les mesures de sécurité de l’entreprise et les renforcer si nécessaire.
• Examinez vos sources de données pour identifier les informations que vous jugez confidentielles ou sensibles.
• Marquez ces données et appliquer des politiques de prévention des pertes de données.
• Désignez un responsable des données pour superviser en permanence votre programme de données, établir des règles d’accès, former les employés à l’utilisation sécurisée de Copilot pour Microsoft 365 et les familiariser avec l’utilisation des informations de votre entreprise par Microsoft.
• Alignez-vous avec votre bureau de sécurité ou votre responsable de la sécurité des informations pour vous assurer que les contrôles de sécurité et de confidentialité des données appropriés sont en place.
• Assurez-vous que vous disposez de la dernière version des applications M365.
• Vérifiez vos licences Copilot et mettez en place les configurations Copilot.

L’outil 365 Permission Manager de Hornetsecurity fera la plupart de ces tâches pour vous. Essayez-le gratuitement.

Étapes de la mise en place de Copilot

Maintenant que vous avez posé les bases, vous êtes prêt à mettre en œuvre Microsoft Copilot poyr 365. Cette technologie va complètement transformer le fonctionnement de votre entreprise et de chacun de ses membres, c’est pourquoi une approche mesurée est le meilleur gage de réussite.

1. Qui est enthousiasmé par Copilot ? Contactez ces utilisateurs.

Quelles sont les personnes ou les fonctions qui utiliseront le plus Copilot ? Il s’agit peut-être aussi de vos premiers utilisateurs. Trouvez ces utilisateurs par le biais d’une enquête à l’échelle de l’entreprise ou en analysant les données des utilisateurs, attribuez-leur des licences Copilot et fournissez-leur une formation et des informations sur l’utilisation de Copilot via la boîte à outils Copilot pour Microsoft 365. Au fur et à mesure qu’ils essaient le service, demandez-leur leur avis afin d’affiner votre approche avant le lancement général.

2. Microsoft veut vous aider à adopter Copilot. Laissez-les faire.

Des guides étape par étape pour réussir l’adoption, des conseils et des astuces sur la meilleure façon d’utiliser Copilot, des modèles de communication que vous pouvez personnaliser pour faciliter l’intégration : vous trouverez pléthore de ressources dans le Copilot Success Kit pour vous aider à assurer votre succès au moment du lancement et par la suite.

3. Toutes les personnes qui utiliseront Copilot doivent être formées aux pratiques de l’IA. Exigez cette formation.

Microsoft Learn et les parcours d’apprentissage Microsoft 365 fournissent des contenus et des scénarios que vous pouvez facilement adapter à la situation et aux besoins de votre entreprise. 

4. La sécurité est une priorité. Assurez-vous que les utilisateurs de Copilot en font autant.

Veillez à ce que la formation des utilisateurs et des administrateurs comprenne des informations sur la manière d’utiliser Copilot de manière sécurisée et conforme afin de protéger les données propriétaires de l’entreprise et les informations sur les clients, et de tenir les violations à l’écart. Et lorsque vous mettez en œuvre Microsoft Copilot pour 365, suivez les principes de sécurité « zéro confiance » (vérification explicite, utilisation de l’accès le moins privilégié, supposition d’une violation) ainsi que les meilleures pratiques de Microsoft.

5. Demandez un retour d’information et utilisez-le pour affiner votre approche. Répétez l’opération.

Mettez en place des canaux permettant aux utilisateurs de fournir un retour d’information sur leur expérience avec Copilot. Il peut s’agir d’enquêtes, de forums ou de réunions régulières. Utilisez ce retour d’information pour améliorer le matériel de formation et affiner le processus d’intégration.

6. Formation à la sécurité et à la conformité : Étant donné que Copilot s’intègre pleinement aux applications et services Microsoft 365, assurez-vous que votre formation couvre également les aspects importants de la sécurité et de la conformité. Cela devrait inclure des informations sur la façon dont Copilot adhère aux normes de confidentialité des données de votre entreprise et sur la façon dont les utilisateurs peuvent utiliser Copilot dans les limites des autorisations et des politiques existantes, conformément aux principes Zero Trust.

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Pour gérer sans effort les permissions Microsoft 365, appliquer les politiques de conformité et surveiller les violations avec facilité, utilisez le 365 Permission Manager de Hornetsecurity. Protégez votre environnement Microsoft 365 et simplifiez les tâches administratives.

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Avant toute chose, renforcez votre sécurité

Pour vous donner des résultats significatifs, Microsoft Copilot pour 365 devra utiliser les données de votre entreprise – essentiellement, chaque information que vos employés ont jamais saisie dans une application Office 365. Sachant cela, les pirates et les voleurs essaieront certainement d’obtenir un accès via votre portail Copilot. Il est donc primordial d’adopter une posture de sécurité aussi solide que possible avant de mettre en œuvre la solution.

Si vous ne l’avez pas fait récemment, il est indispensable d’évaluer votre position en matière de sécurité. Et si vous l’avez fait et qu’elle n’est pas aussi solide qu’elle pourrait l’être, vous devrez certainement l’améliorer en renforçant les contrôles – les autorisations et la gouvernance des données sont des problèmes courants – et les pratiques, y compris les principes de confiance zéro mentionnés plus haut. Trouvez des spécialistes de la sécurité qualifiés pour vous aider, de préférence avec une expertise dans Microsoft 365 et Copilot.

L’outil 365 Permission Manager de HornetSecurity est un outil évolutif qui peut couvrir de grands environnements avec des milliers de sites SharePoint, par exemple. Il est facile à utiliser et fournit une interface de gestion centralisée pour appliquer des politiques, trouver des écarts par rapport à celles-ci et remédier aux problèmes d’accès surpermis en vrac. Pour en savoir plus et pour obtenir des conseils sur la manière de mettre en œuvre Microsoft Copilot pour 365 en toute sécurité, contactez Hornetsecurity à info@hornetsecurity.com.