EMAIL ARCHIVING
Servicio de archivo de correo electrónico para garantizar la integridad y el cumplimiento de los datos de correo electrónico para M365 y otros servidores
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¿Por qué una empresa necesita Archiving en la nube?
Archivar los correos electrónicos de la empresa no es sólo sentido común, es un requisito legal. El archivado debe ser a prueba de auditorías y conforme a la legislación, con periodos de conservación adecuados. Las tareas administrativas relacionadas con el archivado pueden llevar mucho tiempo, además de que los clientes necesitan una forma práctica de conceder acceso a terceros para realizar auditorías. Aquí es donde entramos nosotros.
Recuperación y restablecimiento de los correos electrónicos archivados
Si los correos electrónicos de un usuario se borran accidentalmente del servidor de correo, pueden ser restaurados desde el archivo – en cualquier momento y con sólo pulsar un botón.
Archivado en la nube totalmente automatizado y 100% seguro
El archivado automático de todos los mensajes de correo electrónico entrantes y salientes ahorra tareas administrativas a los administradores. En la nube, todos los datos se almacenan de forma segura, inalterable y completa.
Archivado automático: inalterado e inalterable
De acuerdo con el archivo a prueba de auditorías, todos los correos electrónicos entrantes y salientes se almacenan automáticamente y en su forma original en los centros de datos de Hornetsecurity directamente a su llegada y envío. Esto asegura que ningún documento importante se pierda y que el archivo esté completo. No pueden ser editados o borrados antes de que el período de retención establecido haya expirado.
Todos los correos electrónicos archivados se almacenan de forma segura en bases de datos encriptadas en centros de datos certificados y seguros.
12 razones a favor de la fácil gestión del servicio de Archiving
Encuentra fácilmente los correos electrónicos que buscas
En el aluvión diario de correos electrónicos, puede ser difícil seguir el rastro. Se necesitan buenos algoritmos de búsqueda para encontrar los mensajes y entregarlos de nuevo sin problemas. Además, debe ser posible limitar y especificar los resultados utilizando varios parámetros de búsqueda. Esto está garantizado por las amplias funciones de búsqueda del archivado de correo electrónico.
Índice de texto completo
El índice de texto completo hace que sea muy fácil encontrar los correos electrónicos y los archivos adjuntos que buscas. Todos los mensajes archivados están completamente indexados para que el tiempo de búsqueda sea menor.
Amplios criterios de búsqueda
No sólo se puede utilizar la búsqueda de texto completo para encontrar correos electrónicos archivados, sino que los parámetros de búsqueda pueden reducirse mediante criterios de búsqueda individuales como la fecha, el remitente, el destinatario y el asunto, y los mensajes buscados pueden identificarse con mayor precisión y encontrarse más rápidamente.
Cumplimiento, transparencia y control
Los mismos requisitos legales se aplican a los correos electrónicos comerciales que a las cartas tradicionales. Deben ser guardados y conservados por un cierto período. Además, debe garantizarse que un auditor pueda acceder a los correos electrónicos en cualquier momento.
Acceso a la auditoría con el principio de los 4 ojos
Un archivo de correo electrónico debe estar accesible para ser auditado en todo momento. El acceso de la auditoría se proporciona para este propósito, dando al auditor derechos de lectura ampliados a los correos electrónicos almacenados de un dominio específico, que puede ser configurado por el administrador de TI. El acceso de auditoría permite al auditor acceder al archivo durante un tiempo limitado. Una vez finalizada la auditoría, el administrador tiene acceso al registro de auditoría, en el que puede ver qué datos se han visualizado.
Registro de auditoría/rastreo de auditoría
Se mantiene un registro completo de todos los accesos al archivo de correo electrónico, especialmente cuando se cambian ajustes como los períodos de retención. El protocolo contiene, entre otras cosas, el nombre de usuario y la dirección IP del usuario y no puede ser editado o eliminado. El administrador puede ver el registro de auditoría en cualquier momento.
No hay acceso al contenido para los administradores
A fin de evitar el uso indebido de los datos de correo electrónico archivados de los usuarios, los administradores no tienen acceso a los correos electrónicos archivados de los usuarios. Sólo pueden ver los metadatos, no el contenido.
Regulación sustitutiva
Un usuario puede dar a otro acceso a su archivo de correo electrónico. Práctico para empleados ausentes o jubilados.
La exportación de los datos archivados es posible en cualquier momento
Todo el archivo de correo electrónico puede ser exportado fácilmente en cualquier momento. Los clientes pueden hacerlo ellos mismos, o alternativamente Hornetsecurity puede llevar a cabo la exportación por un precio fijo.
Función de importación
Los correos electrónicos y sus archivos adjuntos pueden ser importados desde otras bases de datos al archivo de correos electrónico de Hornetsecurity, ya sea en formato .pst o Outlook. Esto hace fácil volver a archivar los correos electrónicos más antiguos.
Asignación única de archivos para cambiar las direcciones de correo
Si se da a un usuario una nueva dirección de correo electrónico, los mensajes archivados pueden asignarse a esta nueva dirección para que el usuario pueda seguir accediendo a la información.
Capacidad Unicode
Los correos electrónicos que terminan en el archivo de Hornetsecurity se guardan en su formato original, sin importar la codificación. Esto se aplica a los diferentes idiomas y caracteres, así como a los mensajes codificados.
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