Cómo dar un servicio idóneo hasta a los tenants de M365
Si eres un proveedor de servicios gestionados (MSP), sabes que la eficiencia pasa, sí o sí, por la estandarización. Diseñar procedimientos operativos estándar, incluyendo configuraciones base para los tenants de Microsoft 365, es fundamental. Pero seamos sinceros: pocos clientes se ajustan al modelo “estándar”. Cada empresario busca crear un negocio único que ofrezca algo especial, algo que su competencia no pueda replicar. Y eso, muchas veces, se traduce en que el departamento de IT tenga que personalizar más de lo que le gustaría, saltándose lo establecido en los manuales.
Esto no sólo ocurre cliente a cliente, sino también sector a sector. A no ser que seas de esos pocos MSP que solo trabaja con empresas de un mismo sector —y que, además, ofrecen servicios casi idénticos—, te tocará adaptar tus soluciones según las necesidades de cada cliente. Porque, ¿qué tienen en común un asesor fiscal, una fábrica y una empresa de tasación? Pueden compartir algunas cosas, sí, pero sus diferencias son abismales. Y no olvidemos la “palabra mágica”: cumplimiento normativo, que te recuerda constantemente cuánto mimo y atención puede requerir un tenant de Microsoft 365. Así que aquí está el reto: ¿cómo puedes ofrecer una solución personalizada y a medida para cada cliente o sector sin renunciar a tus estándares y a la eficiencia? Encontrar el equilibrio no es fácil, pero precisamente ahí está la clave para destacar como proveedor de servicios. Adaptarte sin perder de vista los procedimientos puede marcar la diferencia entre ser “uno más” o convertirte en un referente en el mercado.
Mejores prácticas
With the coming of AI solutions that will likely be used by national firms to deploy cookie-cutter standards to Con la llegada de soluciones de inteligencia artificial (IA), que seguramente serán adoptadas por muchas empresas para estandarizar los inquilinos de Microsoft 365, es más importante que nunca que tu MSP esté preparado para ofrecer personalización. Ahora bien, esto no significa que tengamos que renunciar a nuestros estándares ni a las mejores prácticas que ya tenemos consolidadas.
A medida que el sector de los servicios gestionados evoluciona, debemos ser conscientes tanto de los desafíos como de las oportunidades únicas que traen consigo los avances tecnológicos. Uno de los cambios más significativos es la creciente automatización de tareas gracias a herramientas de IA, que están revolucionando la manera de escalar soluciones con eficiencia. Sin embargo, esta automatización puede ser un arma de doble filo: si no prestamos una atención minuciosa, corremos el riesgo de que estas soluciones pasen por alto las necesidades específicas y matizadas de cada industria. Es como cocinar siguiendo una receta: aunque los ingredientes sean los mismos, el resultado final puede variar mucho dependiendo de cómo se mezclen y equilibren. Y en mi experiencia, este principio aplica también a los MSP. Por eso, no basta con que las soluciones funcionen; deben cumplir un propósito claro y aportar un valor real, adaptado a las particularidades del negocio de cada cliente.
Un procedimiento operativo estándar que defina cómo debe configurarse la base de un tenant es algo que no puede faltar. Dicho de otra manera, la configuración básica debería aplicarse a todos los tenants, independientemente del sector al que pertenezcan. Pero, como ya mencionamos, no podemos quedarnos sólo con eso.
- Sube el nivel de seguridad. Hace poco escuché a alguien decir que Microsoft no publica prácticas recomendadas, pero no es verdad. El Security Score está presente en muchas áreas de Microsoft 365 y las configuraciones que sugiere se basan precisamente en esas buenas prácticas. Es cierto que puede ser complicado implementar todas las configuraciones recomendadas para alcanzar una puntuación perfecta, pero es algo que se puede —y debe— perseguir de manera constante. Estas configuraciones son estándares que puedes aplicar en todos tus clientes, sin excepción.
- Documenta las personalizaciones. Si tienes que ajustar configuraciones para una industria en concreto, regístralo. Lo más probable es que el próximo cliente de ese mismo sector necesite algo muy parecido. Si, por ejemplo, requieren grupos de seguridad adicionales, canales privados en Teams o ubicaciones seguras para compartir archivos, toma nota y añade estas especificaciones a un “estándar personalizado” para ese sector.
Aunque las mejores prácticas y las configuraciones estandarizadas son clave para garantizar consistencia, también es fundamental ser flexible. Adaptarte a las necesidades particulares de cada cliente te permitirá ofrecer soluciones personalizadas sin sacrificar la eficiencia. Encontrar el equilibrio entre estandarización y personalización es lo que realmente marca la diferencia para asegurar el éxito.
Cómo equilibrar coherencia y flexibilidad de forma eficaz
Para ofrecer un servicio de asistencia que se ajuste a clientes variados, un proveedor de servicios gestionados (MSP) debe saber combinar estructuras sólidas con la flexibilidad necesaria. Una buena forma de lograrlo es diseñar procedimientos operativos estándar modulares: las tareas principales se mantienen constantes, pero los módulos opcionales permiten abordar necesidades específicas según el cliente. Veámoslo con algunos ejemplos:
- Si trabajas con un proveedor de atención sanitaria, quizá tengas que cumplir con normativas como la HIPAA.
- Si tu cliente es del sector minorista, probablemente busque herramientas que mejoren la interacción con sus clientes.
- Si gestionas servicios financieros, el cifrado de datos y un control de acceso riguroso serán clave.
- Si colaboras con una agencia de marketing, puede que las herramientas de colaboración sean su prioridad.
Documentar estos matices permite a los MSP replicar estrategias exitosas sin tener que reinventar la rueda cada vez. No se trata de complicarse la vida: céntrate en lo esencial y adapta lo necesario para cubrir las demandas concretas de cada cliente.
Por qué es importante la evaluación continua
Las empresas están en constante evolución, y la personalización se ha convertido en un pilar clave para ofrecer un servicio realmente excepcional. Pero, a medida que las empresas avanzan y cambian, una solución que en su momento funcionaba de maravilla puede necesitar algún que otro ajuste. Por eso, realizar revisiones trimestrales o semestrales de las configuraciones de los tenants es esencial. Así, te aseguras de que los cambios en las normativas, la estrategia empresarial o la tecnología se reflejen en el entorno de IT de tus clientes. De esta manera, su infraestructura siempre estará preparada para responder a las exigencias del presente y del futuro.
Cómo aprovechar 365 Multi-Tenant Manager para MSP de Hornetsecurity
Más allá de nuestras configuraciones estándar para tenants, las mejores prácticas de seguridad y las personalizaciones específicas para cada sector, siempre nos encontramos con el reto de gestionar las particularidades de cada negocio al que damos soporte. Por suerte, Hornetsecurity ya pensó en ello, y este desafío lo podemos resolver con 365 Multi-Tenant Manager para MSP.
- Con 365 Multi-Tenant Manager para MSP, tienes a tu disposición casi 100 plantillas, configuraciones y políticas predefinidas listas para aplicar a cualquier tenant que lo necesite, de forma rápida y sencilla.
- ¿No encuentras lo que necesitas en la biblioteca? No pasa nada. Puedes crear tus propias plantillas, configuraciones o políticas, guardarlas y aplicarlas fácilmente cuando las requiera un grupo específico de tenants.
El papel de la automatización en la mejora de la personalización
La automatización no elimina la personalización, sino que la potencia. De hecho, las herramientas de automatización inteligente permiten a los MSP optimizar tareas repetitivas, como el aprovisionamiento de usuarios o la aplicación de políticas, dejando tiempo y recursos libres para centrarse en lo que realmente importa: las necesidades específicas de cada cliente. Por si fuera poco, las alertas automatizadas pueden incluso detectar problemas antes de que se conviertan en un dolor de cabeza, ofreciendo a los MSP una ventaja para anticiparse a posibles complicaciones.
Por ejemplo, un despacho legal puede sacar partido de sistemas automatizados de archivado de correos electrónicos que aseguren el cumplimiento de las normativas de retención de documentos. Mientras tanto, una agencia creativa puede apoyarse en flujos de trabajo automatizados para gestionar aprobaciones de contenido y recibir feedback de forma ágil. Personalizar no significa necesariamente hacerlo todo a mano, sino usar de manera inteligente herramientas adaptadas a los objetivos y resultados que busca cada cliente. ¡Y ahí es donde un MSP profesional puede marcar la diferencia y destacar sobre el resto!
Conclusión
El éxito en la gestión de configuraciones personalizadas para los tenants de Microsoft 365 está en encontrar el equilibrio entre estandarización y personalización. Diseñar un procedimiento operativo estándar sólido para las configuraciones básicas, asegurarte de alcanzar una puntuación de seguridad alta y documentar las necesidades específicas de cada sector son pasos clave para garantizar coherencia y seguridad en todos tus clientes.
Pero el verdadero punto de inflexión está en las herramientas como 365 Multi-Tenant Manager para MSP de Hornetsecurity. Gracias a esta solución, tu MSP puede ofrecer con total confianza servicios personalizados que se ajusten a las variadas necesidades de tus clientes, sin renunciar a la seguridad ni a la excelencia operativa. Este enfoque equilibrado no solo eleva la satisfacción de tus clientes, sino que también posiciona a tu MSP como un referente en la implementación de soluciones de Microsoft 365 que combinan personalización, eficiencia y un nivel de seguridad impecable.
