Antes de utilizar Copilot para Microsoft 365, haga esto

El fusuro del trabajo ha llegado. Copilot para Microsoft 365, la aplicación de IA generativa (GenAI) de Microsoft presentada en 2023, ya está dando a los empleados y líderes empresariales nuevos superpoderes.

Con Copilot, los usuarios de M365 pueden descifrar rápidamente grandes cantidades de datos complejos; tomar decisiones empresariales y estratégicas rápidas y eficaces; escribir código en segundos; detectar e incluso, influir en las tendencias empresariales; crear presentaciones que «asombren» a los clientes potenciales; deleitar y ensusiasmar a los clientes con servicios innovadores; y mucho más.

También abundan los beneficios empresariales. Unos empleados y clientes más contentos pueden dar lugar a una menor rotación, lo que ahorra costes. Una mayor eficacia y productividad puede significar un aumento de los beneficios, independientemente de cuál sea su sector, desde la fabricación hasta el comercio minorista o la tecnología.

Pero las recompensas vienen acompañadas de advertencias. Implantar e integrar este motor no es tarea fácil. Es necesaria una planificación cuidadosa en la que participen el Director de Tecnología y los responsables de datos y seguridad de la organización.

Pero antes de empezar, debe hacer una cosa: poner en orden su sistema de seguridad. Esto es fundamental: todo lo que cualquier persona de su empresa haya introducido en las aplicaciones de Office 365 de su empresa será alimento para los resultados de Copilot; tentador, de hecho, para los infractores que quieren los datos de su empresa y de sus clientes.

Para simplificar su experiencia con Copilot, hemos creado esta guía completa para implementar Copilot para Microsoft 365 de forma segura. Desde la planificación y la organización hasta la colocación de controles de seguridad, le explicaremos cómo utilizar Copilot, le guiaremos paso a paso por el proceso de implementación de Copilot y le proporcionaremos recursos en caso de que necesite ayuda.

La IA es su copiloto

GenAI se promociona principalmente por su capacidad para escribir correos electrónicos y crear imágenes, pero como demuestra Microsoft Copilot para 365, esta potente tecnología es capaz de mucho más, gracias a la potencia de cálculo de la plataforma en la nube Microsoft Azure.

Copilot, como asistente de IA para personas que trabajan con servicios de Microsoft como SharePoint, Teams, Exchange, Excel y Outlook, elimina las conjeturas y el trabajo pesado de realizar una serie de tareas cotidianas, liberando a su personal para crear, innovar y soñar a lo grande para su empresa.

Sin embargo, la preparación es fundamental para que Copilot se utilice con éxito en las empresas. Tendrá que ir poco a poco, trabajando primero con los empleados clave y luego ampliando gradualmente, formando a fondo a cada grupo a medida que avance. Y, como ya hemos mencionado, su postura de seguridad ya debe ser sólida antes de embarcarse en la aventura de la IA.

¿Qué Copilot le conviene?

Microsoft Copilot para 365 es solo uno entre una variedad de servicios de IA que ofrece Microsoft, cada uno adaptado a las necesidades de diferentes tipos de usuarios. Esta guía aborda las innumerables ventajas que ofrece Microsoft Copilot para 365, así como las complejidades de incorporarlo a su empresa.

¿Qué Copilot le conviene? Las opciones incluyen:

• Microsoft Copilot. Anteriormente conocido como Bing Chat, este servicio gratuito está disponible para los usuarios de Windows, Microsoft Edge y Bing, así como en una aplicación que se puede descargar. Puede escribir canciones y producir diseños, además de ayudar con tareas generales. Copilot protege los datos de la organización cuando los usuarios inician sesión con una cuenta de trabajo o de escuela.
• Microsoft Copilot Pro. Este servicio de pago (22€ al mes) ofrece todo lo que ofrece Copilot estándar, además de resultados más rápidos y la posibilidad de utilizarlo con aplicaciones clave de Microsoft, como Excel y Word, y tiene acceso a todos los datos personales que almacenas en OneDrive personal a la hora de elaborar las respuestas a sus preguntas.
• Microsoft Copilot para 365. Microsoft Pilot para 365, el plan premium para usuarios de empresa, funciona en tándem con todas las aplicaciones de Office de 365 tenant y con todos los datos de la empresa a los que su cuenta de usuario tiene permisos de acceso en SharePoint / Exchange Online y OneDrive for Business. Cuesta 28,10€ por usuario al mes, con una suscripción anual.

También existen Copilots según la función: Microsoft ofrece Copilots para ventas, finanzas, Seguridad y, para el desarrollo de software, GitHub Copilot. Los usuarios de Microsoft Copilot para 365 también pueden personalizarlo según sus necesidades específicas.

Un universo de usos en expansión

Los usos empresariales de Copilot crecen continuamente en número y tipo. La productividad es uno de los principales impulsores de la adopción de GenAI en general, pero dar sentido al mar de datos que su organización puede tener a su disposición y mejorar el servicio al cliente son otras razones, y la tecnología aún está en sus comienzos.

En una estudio reciente, los usuarios de Copilot opinaron lo siguiente sobre la tecnología:

• El 70% afirma que es más productivo y casi el mismo porcentaje (68%) que mejora la calidad de su trabajo.
• Los usuarios se pusieron al día de las reuniones perdidas casi cuatro veces más rápido que sin Copilot.
• El 64% ahorra tiempo procesando el correo electrónico.
• El 75% dice que Copilot «me ahorra tiempo encontrando lo que necesito en mis archivos».
• El 72% afirma que le ayuda a generar ideas mientras escribe.

Las organizaciones también están informando de los resultados.

A las pocas semanas de incorporar Copilot a su empresa, la compañía de gestión de relaciones con los clientes Atento mejoró la satisfacción de los clientes en un 20% y la productividad de los equipos en un 30%, y redujo los errores operativos en casi un 20%.

En los colegios, Copilot está reduciendo el tiempo de planificación de las clases en un 40%, reduciendo el tiempo de calificación a la mitad y el tiempo de desarrollo del plan de estudios en más de un tercio, y mucho más. Los administradores pueden utilizarlo para generar gráficos que ilustren el rendimiento de los alumnos de diversas maneras, para determinar dónde y cómo mejorar.

En marketing, Copilot puede reducir el tiempo de desarrollo de una persona en 4-5 horas. Es un genio en el análisis de campañas, tarea que realiza un 50% más rápido que sin la aplicación. Y puede analizar los comentarios de los clientes para ayudar a afinar las estrategias.

En finanzas, Microsoft Copilot para 365 facilita el análisis de las tendencias del mercado, produciendo resultados en segundos y ahorrando hasta cinco horas al mes. También puede ayudar a detectar fraudes, mejorar el cumplimiento normativo y reducir errores sugiriendo fórmulas y validando datos.

En sanidad, CoPilot 365 organiza y analiza los datos de los pacientes para agilizar los diagnósticos y personalizar los tratamientos; programa citas y envía recordatorios; y analiza complejos conjuntos de datos de investigación para mejorar e incluso ayudar a crear nuevos tratamientos.

Implantación de M365 Copilot: Consideraciones clave para los CTOs

Microsoft Copilot para 365 utiliza los datos de su organización para generar resultados. Esta advertencia es importante. Los CTOs deben realizar una auditoría de seguridad antes del lanzamiento y ajustar los permisos y el acceso de los usuarios para garantizar que los datos confidenciales permanezcan solo para autorizados. De lo contrario, los empleados de su empresa podrían acceder a información confidencial a la que se les ha dado acceso por error, y que no es apropiada para su función laboral.

Recomendamos a los CTOs que tomen las siguientes medidas previas a la implantación:

• Audite las medidas de seguridad de su organización y refuerce las que sean necesarias.
• Revise sus fuentes de datos para identificar la información que considere confidencial o sensible.
• Etiquete estos datos y aplique políticas de prevención de pérdida de datos.
• Designe a un administrador para que supervise su programa de datos de forma continua, establezca normas de acceso, forme a los empleados en el uso seguro de Copilot para Microsoft 365 y se familiarice con el uso que Microsoft hace de la información de su empresa.
• Póngase en contacto con su CTO para asegurarse de que se aplican los controles de seguridad y privacidad adecuados.
• Asegúrese de que dispone de la última versión de las aplicaciones M365.
• Verifique sus licencias de Copilot y establezca las configuraciones de Copilot.

La herramienta 365 Permission Manager de Hornetsecurity hará la mayor parte de esto por usted. Pruébela gratis.

Pasos para la implantación de Copilot

Ahora que ha sentado las bases, está listo para implementar Microsoft Copilot para 365. Esta tecnología transformará por completo la forma de trabajar de su empresa y de todos sus empleados, por lo que la mejor forma de conseguirlo es adoptar un enfoque comedido.

 1. ¿Quién está encantado con Copilot? Póngase en contacto con esos usuarios.

¿Qué personas o funciones utilizarán Copilot con más frecuencia? También podrían ser sus primeros usuarios. Encuentre a esos usuarios mediante una encuesta a toda la empresa o analizando los datos de los usuarios, asígneles licencias de Copilot y proporcióneles formación e información sobre cómo utilizar Copilot mediante el kit de herramientas de incorporación de usuarios Copilot para Microsoft 365. A medida que prueben el servicio, solicite sus comentarios para poder perfeccionar su enfoque antes del lanzamiento general.

2. Microsoft quiere ayudarte a implementar Copilot. Permítales.

Guías paso a paso para el éxito de la implementación, consejos y trucos sobre la mejor manera de utilizar Copilot, plantillas de comunicación que puede personalizar para facilitar la incorporación: en el kit de éxito de Copilot encontrará una gran cantidad de recursos que le ayudarán a garantizar su éxito en el lanzamiento y más allá.

3. Todos los que vayan a utilizar Copilot deben recibir formación sobre prácticas de IA. Formación obligatoria.

Microsoft Learn y todos los cursos, rutas de aprendizaje y módulos proporcionan contenido y escenarios que puedes personalizar fácilmente para la situación y las necesidades de su empresa.

4. La seguridad es lo primero. Asegúrese de que los usuarios de Copilot también lo hagan.

Asegúrese de que la formación de usuarios y administradores incluya información sobre cómo utilizar Copilot de forma segura y conforme a las normas para salvaguardar los datos confidenciales de la empresa y la información de los clientes, y para ayudar a mantener a raya las infracciones. Y cuando implemente Microsoft Copilot para 365, siga los principios de seguridad de confianza cero (verifique explícitamente, utilice el acceso con menos privilegios, asuma el incumplimiento), así como las propias prácticas recomendadas de Microsoft.

5. Pida opiniones y utilícelas para perfeccionar su enfoque. Repita.

Establezca canales para que los usuarios den su opinión sobre su experiencia con Copilot. Puede ser a través de encuestas, foros o reuniones periódicas. Utilice estos comentarios para mejorar los materiales de formación y perfeccionar el proceso de incorporación.

6. Formación sobre seguridad y cumplimiento:

Dado que Copilot se integra profundamente con las aplicaciones y servicios de Microsoft 365, asegúrese de que su formación también cubre aspectos importantes de seguridad y cumplimiento. Esto debe incluir información sobre cómo Copilot se adhiere a las normas de privacidad de datos de su organización y cómo los usuarios pueden utilizar Copilot dentro de los límites de los permisos y políticas existentes, en línea con los principios de Confianza Cero.

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Para gestionar sin esfuerzo los permisos de Microsoft 365, aplicar políticas de cumplimiento y supervisar las infracciones con facilidad, utilice 365 Permission Manager de Hornetsecurity. Proteja su entorno Microsoft 365 y facilite las tareas de administración.

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Antes de hacer nada, refuerce su postura de seguridad

Para ofrecerle resultados significativos, Microsoft Copilot para 365 necesitará utilizar los datos de su organización, es decir, toda la información que sus empleados hayan escrito alguna vez en cualquier aplicación de Office 365. Sabiendo esto, los hackers y ladrones intentarán, sin duda , acceder a través de su portal Copilot. Contar con la possura de seguridad más sólida posible antes de implantar la solución será primordial.

Si no lo ha hecho recientemente, es imprescindible que evalúe su nivel de seguridad. Y si lo ha hecho, y no es todo lo sólida que podría ser, tendrá que reforzarla con controles más estrictos -los permisos y la gobernanza de datos son problemas comunes- y prácticas que incluyan los principios de confianza cero antes mencionados. Busque especialistas en seguridad cualificados que le ayuden, preferiblemente con experiencia en Microsoft 365 y Copilot.

La herramienta 365 Permission Manager de HornetSecurity es una herramienta escalable que puede abarcar grandes tenants con miles de sitios SharePoint, por ejemplo. Es fácil de usar y proporciona una interfaz de gestión centralizada para aplicar políticas, encontrar desviaciones de las mismas y solucionar problemas de acceso con exceso de permisos en bloque. Para obtener más información y asesoramiento sobre cómo implementar de forma segura Microsoft Copilot para 365, póngase en contacto con Hornetsecurity en info@hornetsecurity.com.