La solución de IA para uno de los mayores problemas del email: Enviar correos al destinatario equivocado

¿A quién no le ha pasado? Mandas un email y, justo después de darle a “enviar”, te das cuenta de que lo has enviado a la persona equivocada. Es un error muy común, y a veces puede tener consecuencias incómodas, como compartir información sensible sin querer. Con la cantidad de correos que se mandan cada día, es fácil equivocarse, sobre todo cuando usamos el autocompletado sin pensarlo mucho.

En este post veremos por qué ocurren estos fallos y cómo la herramienta de AI Recipient Validation de Hornetsecurity te ayuda a evitarlos.

El riesgo de enviar e-mails al destinatario equivocado

Aunque herramientas como Microsoft Teams y Slack están en auge, el correo sigue siendo la base de la comunicación en las empresas, y parece que lo seguirá siendo por mucho tiempo.

Cada día se envían más de 300 mil millones de correos, pero ¿llegan todos a la persona correcta? Uno de los errores más comunes es mandar un correo a alguien por accidente, ya sea por prisas, cansancio o simplemente por despiste.

Con tantas personas dedicando casi un tercio de su jornada a gestionar correos, y muchas veces, desde el móvil, la función de autocompletar cobra protagonismo. Esa opción que te sugiere direcciones tras escribir solo unas letras parece muy práctica, pero también puede hacer que envíes un correo a la persona equivocada solo porque el nombre se parece.

Otro error habitual es poner las direcciones en “Para” o “Cc” en vez de en “Cco”. Esto no sólo deja visibles a todos los destinatarios, sino que además aumenta el riesgo de compartir datos sensibles por accidente. En algunos casos, mandar un correo al destinatario equivocado puede incluso suponer una violación de datos, lo que puede acarrear serios problemas legales.

Razones de los correos mal enviados y sus consecuencias

Hoy en día, es muy común mandar correos electrónicos a la persona equivocada, y casi siempre se debe a despistes humanos. Olvidarse de adjuntar un archivo puede ser un fastidio, pero enviar el mensaje a los destinatarios incorrectos puede ser mucho más grave, sobre todo por temas de privacidad o seguridad. Un ejemplo típico es cuando un empleado, por error, le da a “Responder a todos” y manda información médica personal a toda la empresa.

Las consecuencias de un correo mal enviado pueden variar mucho según el tipo de información que se haya compartido. La cosa se complica cuando el email incluye datos sensibles de clientes, propiedad intelectual, información personal o cualquier otro tipo de dato confidencial.

El impacto inmediato y a corto plazo de una filtración implica que varios equipos se pongan a trabajar en la solución. Esto puede incluir:

• Análisis e investigación: No importa lo grave que sea la filtración, lo primero que debe hacer la empresa es dedicar tiempo a investigar el problema y determinar hasta qué punto ha afectado.

• Revisión legal: Las consecuencias legales de una filtración hacen que el equipo legal, de cumplimiento y de riesgos tenga que intervenir en todo momento. Esto incluye notificaciones obligatorias, contratos que requieren informar del incidente y posibles sanciones por no cumplir con las normativas. Según el tamaño de la filtración, el proceso puede llevar desde unas horas hasta varios días, sumando más trabajo y recursos.

• Protección de la reputación y campaña de PR: La empresa suele lanzar una campaña para proteger su imagen y reducir el impacto en su reputación y en sus ingresos futuros.

• Notificación a los clientes: La forma de comunicar el problema depende del tipo de datos filtrados. Si se trata de información personal (PII) o datos sensibles, puede que sea necesario tener una conversación incómoda con el cliente o emitir un comunicado más formal. En estos casos, la empresa debe informar del incidente y ofrecer servicios de protección de identidad a los afectados.

Un caso real de un correo mal enviado le ocurrió a Serco, una empresa de outsourcing, cuando un empleado compartió por accidente las direcciones de casi 300 rastreadores de contactos en Reino Unido. El error tuvo lugar al mandar un correo a nuevos aprendices de rastreo de COVID-19, usando “CC” en lugar de “CCO”, lo que hizo visibles las direcciones de todos los destinatarios. Aunque no se filtraron datos de pacientes, este fallo pudo haber incumplido las normas de protección de datos. Serco, que gestiona a 15,000 rastreadores no clínicos, dijo que revisaría sus procesos para que algo así no vuelva a pasar.

Un error frecuente es confundir los campos “Para” o “CC” con el “CCO”, lo que expone las direcciones de los destinatarios y puede llevar a compartir información sensible sin querer. A veces, un correo mal enviado acaba en una violación de datos, con consecuencias legales.

365 AI Recipient Validation: Protege tus datos y evita errores para Prevenir Pérdidas de Datos y Brechas de Seguridad

365 AI Recipient Validation es una herramienta que ayuda a tu empresa a evitar errores al enviar correos y a proteger tus datos. Su función principal es asegurarse de que los emails con información sensible lleguen solo a las personas correctas. ¿Cómo lo hace? Usando inteligencia artificial para analizar tus correos en base a tus comunicaciones previas, detectando posibles errores antes de que ocurran.

Si hay algún problema, el sistema avisa al remitente al momento, dándole la oportunidad de corregirlo antes de enviar el email. Además, esta IA aprende de tus hábitos, por lo que sus avisos y sugerencias son cada vez más precisos, reduciendo los errores humanos.

En sectores como la sanidad y las finanzas, la seguridad del e-mail es crucial debido a los altos riesgos. Por eso, es importante tener una solución fiable que añada una capa extra de protección. Te contamos cuatro ventajas principales de AI Recipient Validation:

• Evita sanciones: La herramienta de IA ayuda a que los datos sensibles no se filtren por error en correos enviados a destinatarios equivocados. Esto reduce el riesgo de violaciones de datos que podrían acabar en multas por el RGPD de hasta el 4 % de la facturación anual o 20 millones de euros, lo que sea mayor.

• Genera confianza: Hoy en día, la gente es mucho más cuidadosa con su privacidad, no solo los organismos reguladores. Una filtración de datos hace que socios, accionistas y clientes pierdan la confianza en la empresa. Los clientes pueden sentirse decepcionados y pasarse a la competencia, si se enteran de que ha habido una pérdida de datos, ya sea por informes oficiales, rumores, mala prensa o redes sociales.

• Protege tu reputación: Evitar estos problemas cuida la imagen de la empresa, y evita el apuro para los empleados y las críticas por falta de controles de seguridad.

• Reduce costes de auditoría: Según un estudio, las empresas que han sufrido una violación de datos pagan más por las auditorías en el año del incidente. Además, los auditores revisan con detalle los procesos de seguridad tras una brecha, lo que implica más trabajo y, si encuentran errores, habrá que invertir tiempo y dinero en corregirlos.

365 AI Recipient Validation trabaja en segundo plano para reducir el riesgo de errores humanos que podrían causar filtraciones de datos y sanciones.

¡Pide una demo hoy y descubre cómo esta herramienta puede aumentar la seguridad de tu correo electrónico!

Por qué la IA es el Futuro de la Seguridad en el E-Mail

El correo electrónico siempre ha sido el método preferido por los hackers para conseguir dinero, credenciales de cuentas o información sensible de sus víctimas. Ante esto, las empresas han implementado soluciones de seguridad que revisan los correos entrantes, salientes e internos para detectar mensajes fraudulentos y evitar ataques antes de que se conviertan en un gran problema. Los ciberdelincuentes no paran de cambiar sus tácticas para ser más efectivos, y las organizaciones tienen que ajustar su estrategia defensiva constantemente para no quedarse atrás.

Las técnicas tradicionales de detección que se han usado en la seguridad del correo electrónico incluyen cosas como las firmas (“Hemos visto este mensaje antes”), las reglas (“No permitir mensajes con archivos EXE adjuntos”), las listas negras (“Bloquear siempre todos los mensajes de este dominio”) y las listas blancas (“Los correos de estos dominios siempre son seguros”). Claro, estas medidas siguen deteniendo muchos ataques, pero ahora gran parte del desafío es evitar que Steve, el de finanzas, mande sin querer nuestra lista de clientes a su grupo de la liga de fútbol fantasy. Aquí es donde entra la IA como nuestro salvavidas digital, lista para echarnos una mano y evitar esos momentos de ‘¡vaya, la he liado!’.

Conclusión 

Las soluciones tradicionales para la prevención de pérdida de datos suelen ser caras de mantener y complicadas de poner en marcha. Aunque bloquean solo una pequeña parte de los correos maliciosos, la herramienta AI Recipient Validation de Hornetsecurity es todo lo contrario. Los correos electrónicos enviados a destinatarios incorrectos no siempre se deben a intenciones maliciosas, pero sí pueden tener consecuencias serias y un impacto que se puede medir fácilmente. Basta con contar cuántos empleados estuvieron a punto de cometer un error, como reenviar un correo sensible a la persona equivocada o sacar información confidencial fuera de la empresa, pero lo evitaron gracias a la intervención de la IA.