E-MAIL-ARCHIVIERUNG

Durch die tägliche Flut an E-Mails kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Um Nachrichten problemlos wiederzufinden und sich erneut zustellen zu können, bedarf es effektiver Suchalgorithmen. Darüber hinaus muss die Möglichkeit gegeben sein, die Ergebnisse über verschiedene Suchparameter einschränken und präzisieren zu können. Das garantieren die umfassenden Suchfunktionen von Email Archiving.

Über den Volltextindex ist ein Auffinden der gesuchten E-Mails samt Anhängen denkbar einfach. Alle archivierten Nachrichten werden vollständig indiziert, so dass die Suchdauer entsprechend kurz ist.

Nicht nur die Volltextsuche lässt sich für das Auffinden von archivierten E-Mails nutzen – durch einzelne Suchkriterien wie z.B. Datum, Absender, Empfänger und Betreff können Suchparameter eingegrenzt und gesuchte Nachrichten genauer ermittelt und schneller gefunden werden.

Für geschäftliche E-Mails greifen die gleichen rechtlichen Vorgaben wie bei klassischen Briefen. Sie müssen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt und vorgehalten werden. Zudem ist zu gewährleisten, dass ein Prüfer jederzeit auf die E-Mails zugreifen kann.

Ein E-Mail-Archiv muss jederzeit für eine Revision zugänglich sein. Hierfür steht der Audit-Zugang zur Verfügung, über den der Revisor erweiterte Leserechte für die gespeicherten E-Mails einer bestimmten Domain hat. Den Zugriff lässt er sich vom IT-Administrator einrichten. Durch den Archiv-Zugriff über den Revisionszugang wird dem Revisor ein zeitlich begrenzter Zugriff gewährt. Dem Administrator steht nach Abschluss der Prüfung das Revisionslog zur Verfügung, in dem er einsehen kann, welche Daten betrachtet wurden.

Über alle Zugriffe auf das E-Mail-Archiv, insbesondere bei Veränderungen der Einstellungen, wie z.B. von Aufbewahrungsfristen, wird ein vollständiges Protokoll geführt. Das Protokoll enthält u. a. den Loginnamen und die IP-Adresse des Nutzers und kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Der Audit-Log ist für den Administrator jederzeit einsehbar.

Um eine missbräuchliche Benutzung der archivierten E-Mail-Daten der einzelnen Benutzer auszuschließen, haben Administratoren keinen Zugriff auf die archivierten User-E-Mails. Sie können lediglich die Metadaten sehen, jedoch keine Inhalte.

Ein Benutzer kann einem anderen Benutzer den Zugriff auf sein E-Mail-Archiv ermöglichen. Das wird z. B. wichtig bei längerer Abwesenheit oder dem Ausscheiden von Mitarbeitern.

Das gesamte E-Mail-Archiv lässt sich jederzeit und unkompliziert exportieren. Kunden können dies entweder selbst durchführen, alternativ kann Hornetsecurity den Export zum Festpreis vornehmen.

E-Mails und deren Anhänge lassen sich aus anderen Datenbanken in das E-Mail-Archiv von Hornetsecurity importieren, egal, ob in .pst- oder Outlook-Format. So können ältere E-Mails leicht nacharchiviert werden.

Erhält ein Benutzer eine neue E-Mail-Adresse, lassen sich die archivierten Nachrichten dieser neuen Adresse zuordnen, so dass der Benutzer auch weiterhin auf die Daten zugreifen kann.

E-Mails, die im E-Mail-Archiv von Hornetsecurity aufbewahrt werden, werden im Originalformat abgespeichert – die Kodierung spielt dabei keine Rolle. Dies gilt sowohl für verschiedene Sprachen und Zeichen als auch für verschlüsselte Nachrichten.