CoPilot-Integration ohne Risiken: So schützen Sie Ihre Daten vor der Einführung

Die Arbeitswelt steht Kopf: Copilot für Microsoft 365, die bahnbrechende KI von Microsoft, revolutioniert die Art und Weise, wie wir arbeiten und führt Mitarbeiter und Führungskräfte in eine neue Ära der Produktivität.

Copilot für M365 ist ein vielseitiger Begleiter, der es Benutzern ermöglicht, komplexe Daten zu analysieren, fundierte Entscheidungen zu treffen, Code zu schreiben, Trends zu erkennen und sogar innovative Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln.

Auch die geschäftlichen Vorteile von Copilot sind zahlreich. Zufriedenere Mitarbeiter und Kunden können zu weniger Fluktuation führen, was Kosten spart. Höhere Effizienz und Produktivität können zu einer besseren Gewinn- und Verlustrechnung führen, unabhängig von der Branche, von der Fertigung über den Einzelhandel bis hin zur Technologie.

Die Einführung einer so leistungsstarken Technologie wie Copilot ist mit Herausforderungen verbunden. Eine sorgfältige Planung ist unerlässlich, um eine erfolgreiche Integration zu gewährleisten.

Eine solide Sicherheitsgrundlage ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung dieser neuen Technologie. Bevor man sich auf die vielfältigen Möglichkeiten konzentriert, sollte sichergestellt werden, dass alle sensiblen Daten umfassend geschützt sind. Dies ist umso wichtiger, da sämtliche Informationen, die in Office 365 eingegeben werden, von Copilot für die Generierung von Inhalten genutzt werden können. Ein Umstand, der für unberechtigte Nutzer äußerst attraktiv sein kann.

Der vorliegende Leitfaden bietet eine umfassende Anleitung zur sicheren Implementierung von Copilot für Microsoft 365. Er unterstützt bei der Planung, Organisation und Einrichtung der erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen und stellt darüber hinaus zahlreiche Ressourcen zur Verfügung.

Neue Möglichkeiten dank KI

GenAI wird oft für seine Fähigkeiten, E-Mails zu schreiben und Bilder zu erstellen, gelobt. Doch wie Microsoft Copilot für 365 zeigt, kann diese leistungsstarke Technologie, unterstützt durch die Rechenpower der Microsoft Azure Cloud-Plattform, noch viel mehr.

Copilot fungiert als KI-Assistent für Nutzer von Microsoft-Diensten wie SharePoint, Teams, Exchange, Excel und Outlook. Er vereinfacht viele tägliche Aufgaben und übernimmt lästige Routinearbeiten. Dadurch haben Mitarbeiter mehr Zeit, kreativ zu sein, neue Ideen zu entwickeln und die Ziele für das Unternehmen zu verfolgen.

Die richtige Vorbereitung ist jedoch entscheidend für den erfolgreichen Einsatz von Copilot in Unternehmen. Gehen Sie bei der Einführung schrittweise vor: Arbeiten Sie zunächst mit Schlüsselmitarbeitern zusammen und erweitern Sie dann nach und nach den Einsatz, wobei jede Gruppe gründlich geschult wird. Und wie bereits erwähnt, sollte Ihre Sicherheitsstrategie stark sein, bevor Sie Ihr KI-Abenteuer beginnen.

Welcher Copilot passt am besten?

Microsoft Copilot für 365 ist nur einer von vielen KI-Diensten, die Microsoft anbietet, jeder zugeschnitten auf unterschiedliche Benutzerbedürfnisse. Dieser Leitfaden beleuchtet die vielfältigen Vorteile von Microsoft Copilot für 365 und die Herausforderungen bei der Integration in Unternehmen.

Welcher Copilot ist der richtige für Sie? Die verschiedenen Optionen umfassen:

• Microsoft Copilot: Früher bekannt als Bing Chat, ist dieser kostenlose Dienst für Benutzer von Windows, Microsoft Edge und Bing verfügbar, sowie als herunterladbare App. Er kann Lieder schreiben, Designs erstellen und bei allgemeinen Aufgaben helfen. Copilot schützt organisatorische Daten, wenn Benutzer sich mit einem Arbeits- oder Schulkonto anmelden.
• Microsoft Copilot Pro: Dieser kostenpflichtige Dienst (20 $ pro Monat) bietet alles, was der Standard-Copilot bietet, plus schnellere Ergebnisse sowie die Nutzung wichtiger Microsoft-Apps wie Excel und Word. Außerdem hat er Zugriff auf alle persönlichen Daten, die Sie in OneDrive Personal speichern, um Antworten auf Ihre Eingaben zu generieren.
• Microsoft Copilot für 365: Der Premium-Plan für Geschäftsanwender. Microsoft Copilot für 365 arbeitet nahtlos mit allen Office-Apps in Ihrem 365-Tenant zusammen und hat Zugriff auf alle Geschäftsdaten, auf die Ihr Benutzerkonto in SharePoint, Exchange Online und OneDrive for Business zugreifen kann. Er kostet 30 $ pro Benutzer und Monat.

Es gibt auch spezialisierte Copilots: Microsoft bietet Copilots für Vertrieb, Finanzdienstleistungen, Sicherheit und für Softwareentwicklung. Microsoft Copilot für 365 kann zudem an spezifische Bedürfnisse angepasst werden.

Ein wachsendes Universum an Einsatzmöglichkeiten

Die Nutzung von Copilot im Geschäftsbereich nimmt stetig zu, sowohl in der Anzahl als auch in der Vielfalt der Anwendungen. Ein Hauptgrund für die Einführung von GenAI ist die Steigerung der Produktivität. Aber auch das Verstehen der riesigen Datenmengen, die Ihrer Organisation zur Verfügung stehen, und die Verbesserung des Kundenservices spielen eine wichtige Rolle – und dabei steckt die Technologie noch in den Kinderschuhen.

In einer kürzlich durchgeführten Umfrage äußerten sich Geschäftsanwender von Copilot wie folgt über die Technologie:

• 70 % gaben an, produktiver zu sein, und fast ebenso viele (68 %) berichteten von einer verbesserten Arbeitsqualität.
• Nutzer holten verpasste Meetings fast viermal schneller nach als ohne Copilot.
• 64 % sparen Zeit bei der Bearbeitung von E-Mails.
• 75 % sagten, Copilot „spart mir Zeit, indem es alles findet, was ich aus meinen Dateien brauche.“
• 72 % sagten, es helfe ihnen, Ideen beim Schreiben zu entwickeln.

Auch Unternehmen berichten von positiven Ergebnissen:

Innerhalb weniger Wochen nach der Integration von Copilot, steigerte das Customer Relations Management Unternehmen Atento die Kundenzufriedenheit um 20% und die Teamproduktivität um 30 %. Gleichzeitig wurden die Betriebsfehler um fast 20 % reduziert.

An Schulen reduziert Copilot die Unterrichtsplanung um 40 %, die Korrekturzeit um die Hälfte und den Zeitaufwand für die Curriculum-Entwicklung um mehr als ein Drittel. Darüber hinaus können Administratoren damit visuelle Darstellungen der Schülerleistung auf verschiedene Weise erstellen, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren und Maßnahmen abzuleiten.

Im Marketing, kann Copilot die Entwicklung einer Persona um 4-5 Stunden verkürzen. Es ist ein Meister in der Kampagnenanalyse und erledigt diese Aufgabe 50 % schneller als ohne die Anwendung. Außerdem kann es Kundenfeedback analysieren, um Strategien zu optimieren.

Im Finanzwesen erledigt Microsoft Copilot für 365 Markttrendanalysen im Handumdrehen und liefert Ergebnisse in Sekundenschnelle, wodurch bis zu fünf Stunden pro Monat eingespart werden. Es kann auch Betrug aufdecken, Compliance-Bemühungen verbessern und Fehler reduzieren, indem es Formeln vorschlägt und Daten validiert.

Im Gesundheitswesen organisiert und analysiert Copilot 365 Patientendaten für schnellere Diagnosen und personalisierte Behandlungen, vereinbart Termine, sendet Erinnerungen und analysiert komplexe Forschungsdatensätze, um Behandlungen zu verbessern und sogar bei der Entwicklung neuer Therapien zu unterstützen.

Implementierung von M365 Copilot: Wichtige Überlegungen für CTOs

Microsoft Copilot für 365 nutzt die Daten Ihrer Organisation, um Ergebnisse zu erzeugen. Dieser Aspekt ist von Bedeutung. Chief Technology Officers sollten vor dem Start eine Sicherheitsüberprüfung durchführen und die Benutzerberechtigungen und Zugriffsrechte anpassen, um sicherzustellen, dass sensible Daten nur für autorisierte Personen zugänglich bleiben. Andernfalls könnten Mitarbeiter Ihres Unternehmens versehentlich Zugang zu vertraulichen Informationen erhalten, die nicht für deren Position bestimmt sind.

Wir empfehlen CTOs, vor der Implementierung die folgenden Schritte zu unternehmen:

• Überprüfen Sie die Sicherheitsmaßnahmen Ihrer Organisation und verstärken Sie diese bei Bedarf.
• Prüfen Sie Ihre Datenquellen, um vertrauliche oder sensible Informationen zu identifizieren.
• Kennzeichnen Sie diese Daten und wenden Sie Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust an.
• Ernennen Sie einen Datenverwalter, der Ihr Datenprogramm kontinuierlich überwacht, Zugriffsregeln festlegt, Mitarbeiter im sicheren Umgang mit Copilot für Microsoft 365 schult und sich mit der Nutzung der Unternehmensinformationen durch Microsoft vertraut macht.
• Arbeiten Sie mit Ihrem Sicherheitsbüro oder dem Chief Information Security Officer zusammen, um sicherzustellen, dass angemessene Sicherheits- und Datenschutzkontrollen vorhanden sind.
• Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version der M365-Anwendungen verwenden.
• Überprüfen Sie Ihre Copilot-Lizenzen und richten Sie die Copilot-Konfigurationen ein.

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Schritte zur Einführung von Copilot

Nachdem Sie das Fundament gelegt haben, können Sie nun mit der Implementierung von Microsoft Copilot für 365 starten. Diese Technologie wird Ihre Arbeitsweise und die Ihrer gesamten Belegschaft revolutionieren. Daher ist ein Schritt-für-Schritt-Ansatz der beste Weg zum Erfolg.

1. Suchen Sie nach Testusern in Ihrem Unternehmen

Welche Personen oder Abteilungen werden Copilot wahrscheinlich am häufigsten nutzen? Dies könnten auch Ihre ersten Nutzer sein. Identifizieren Sie diese Nutzer durch eine unternehmensweite Umfrage oder durch die Analyse von Nutzerdaten, weisen Sie ihnen Copilot-Lizenzen zu und stellen Sie ihnen Schulungen und Informationen zur Nutzung von Copilot über das Copilot für Microsoft 365 User Onboarding Toolkit zur Verfügung. Während sie den Dienst testen, bitten Sie um ihr Feedback, damit Sie Ihren Ansatz vor dem unternehmensweiten Start feinabstimmen können.

2. Copilot Success Kit

Microsoft stellt einige Hilfestellungen für eine erfolgreiche Einführung von Copilot zur Verfügung. Schritt-für-Schritt-Anleitungen für einen erfolgreichen Einsatz, Tipps und Tricks zur optimalen Nutzung von Copilot, anpassbare Kommunikationsvorlagen für eine einfachere Einführung: Im Copilot Success Kit finden Sie eine Fülle von Ressourcen, die Ihnen zum Erfolg beim Start und darüber hinaus verhelfen.

3. KI-Schulung

Um den bestmöglichen Nutzen aus Copilot zu ziehen, empfehlen wir allen Nutzern eine fundierte KI-Schulung. Microsoft stellt Ihnen mit Microsoft Learn und den Microsoft 365 Learning Pathways umfangreiche Lernmaterialien zur Verfügung.

4.Sicherheit geht vor

Um den vollen Nutzen von Microsoft Copilot für 365 zu ziehen und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards einzuhalten, ist eine umfassende Schulung unerlässlich. Sowohl unsere Mitarbeiter als auch unsere Administratoren sollten wissen, wie sie Copilot sicher und konform nutzen, um unsere wertvollen Unternehmensdaten und Kundeninformationen zu schützen. Dabei setzen wir auf die bewährten Zero-Trust-Prinzipien von Microsoft und gewährleisten so eine robuste Sicherheit.

5. Regelmäßiges Feedback

Machen Sie die Meinung Ihrer Mitarbeiter zur Grundlage für die Weiterentwicklung von Copilot. Richten Sie Feedback-Kanäle ein, um regelmäßig Informationen über die Nutzererfahrung zu sammeln. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Schulungen zu optimieren und den Einstieg in Copilot zu erleichtern.

6. Sicherheit und Compliance im Fokus:

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, wie sie Copilot sicher und konform nutzen können. Da Copilot tief in Ihre bestehenden IT-Systeme integriert ist, müssen Ihre Mitarbeiter verstehen, wie sie die neuen Funktionen nutzen können, ohne gegen bestehende Datenschutzbestimmungen zu verstoßen.

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Um mühelos Microsoft 365-Berechtigungen zu verwalten, Compliance-Richtlinien durchzusetzen und Verstöße zu überwachen, nutzen Sie den Hornetsecurity 365 Permission Manager. Schützen Sie Ihre Microsoft 365-Umgebung und machen Sie Verwaltungsaufgaben zu einem Kinderspiel.

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Maximale Sicherheit für maximale Ergebnisse

Damit Microsoft Copilot für 365 Ihnen wirklich nützliche Ergebnisse liefern kann, benötigt es Zugriff auf die Daten Ihres Unternehmens – im Grunde alles, was Ihre Mitarbeiter jemals in Office 365 eingetippt haben. Angesichts dieser Tatsache werden Hacker und Diebe zweifellos versuchen, über Ihr Copilot-Portal einzudringen. Daher ist es von größter Bedeutung, Ihre Sicherheitsvorkehrungen auf höchstmöglichem Niveau zu haben, bevor Sie die Lösung implementieren.

Eine Sicherheitsanalyse ist unerlässlich. Selbst wenn Sie bereits eine Bewertung vorgenommen haben und Ihre Sicherheitsmaßnahmen gut aber nicht optimal sind, sollten Sie Ihre Sicherheitsvorkehrungen unbedingt verstärken. Häufige Schwachstellen sind unzureichende Berechtigungen und ein mangelhaftes Datenmanagement. Zusätzlich sollten Sie die Zero-Trust-Prinzipien umsetzen. Holen Sie sich Unterstützung von qualifizierten Sicherheitsexperten, vorzugsweise mit Erfahrung in Microsoft 365 und Copilot.

Der 365 Permission Manager von Hornetsecurity bietet eine skalierbare Lösung für große Unternehmen. Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche können Sie Richtlinien zentral definieren, Abweichungen schnell identifizieren und übermäßige Zugriffsrechte massenhaft korrigieren. Sichern Sie Ihre Microsoft 365 Umgebung: Profitieren Sie von unserer Expertise und erfahren Sie, wie Sie Microsoft Copilot sicher implementieren können. Kontaktieren Sie uns unter info@hornetsecurity.com.