Pflichtangaben in E-Mail-Signaturen leicht gemacht
Hornetsecurity erweitert Advanced E-Mail Signature and Disclaimer mit neuen Features
Hannover, den 08.05.2018 – Die Signatur am Ende einer geschäftlichen E-Mail ist wie die digitale Visitenkarte von Mitarbeitern und somit ein Aushängeschild für jedes Unternehmen. Gesetzlich vorgeschrieben sind zudem gewisse Pflichtangaben. Mit Advanced E-Mail Signature and Disclaimer bietet Hornetsecurity eine elegante Lösung, wie sich diese Inhalte firmenweit einheitlich anlegen lassen. Der IT-Security-Spezialist aus Hannover hat dem Service jetzt neue Features hinzugefügt, die die Einsatzmöglichkeiten deutlich erweitern. So lassen sich neben der Nutzung von Untersignaturen nun auch ganze Zeilen mit ansonsten leeren AD-Feldern ausblenden und Signaturen für Plain-Texte anlegen. Die neuen Features stehen ab sofort zur Verfügung.
Advanced E-Mail Signature and Disclaimer holt sich alle persönlichen Daten für die dynamischen Komponenten direkt aus dem Active Directory (AD) eines Unternehmens. Von dort aus erfolgt die Synchronisation per LDAP und die Ausspielung der einzelnen Inhalte über die AD-Variablen, die der IT-Administrator vorab in der E-Mail-Signatur angelegt hat. Der Vorteil: Egal ob vom PC, Tablet oder Handy, die Signaturen werden immer in gleicher Form angehängt.
Bei manchen Signaturen sorgt dies jedoch dafür, dass bestimmte Felder leer bleiben: So geben Vertriebsmitarbeiter etwa ihre Mobilfunknummer an; ein Mitarbeiter in der Personalabteilung hingegen besitzt kein Firmenhandy. Bislang blieb diese Angabe in der Signatur leer, nun lassen sich solche Felder einfach ausblenden.
Mit dem erweiterten Advanced E-Mail Signature and Disclaimer können die für den E-Mail-Verkehr zuständigen Mitarbeiter zusätzlich Untersignaturen erstellen, die sie anschließend in die bestehenden Signaturen einpflegen. Dies können Slogans sein, Logos oder Banner, die zum Beispiel für Messen oder neue Produkte werben. Diese Untersignaturen lassen sich auf Gruppenbasis aktivieren, zentral steuern und ideal für gezielte Marketingaktionen nutzen.
Ebenfalls neu ist die Möglichkeit, Signaturen und Disclaimer nicht mehr nur in HTML-Mails einzubinden, sondern auch in Plain-Mails. Obwohl sich ausschließlich reine Textinhalte anfügen lassen, erhöht dies die Konsistenz und den professionellen Auftritt des unternehmerischen E-Mail-Verkehrs deutlich. Auch hier lassen sich AD-Attribute nutzen, um die entsprechenden Angaben automatisiert einzupflegen.
„Alle unsere Lösungen sollen anwenderfreundlich und einfach bedienbar sein – das ist unser Anspruch“, sagt Oliver Dehning, Geschäftsführer von Hornetsecurity. „Mit den neu hinzugekommenen Features erhalten IT-Administratoren, aber auch Marketers neue Möglichkeiten, über die Signaturen und Disclaimer auf einfache Art und Weise das Erscheinungsbild eines Unternehmens stärker zu prägen.“
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