Ab 2025 sind E-Rechnungen in Deutschland Pflicht – Ist Ihr Unternehmen darauf vorbereitet?
Ab Januar 2025 wird in Deutschland die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für inländische B2B-Transaktionen verpflichtend. Damit passt sich das Land an den Vorstoß der Europäischen Union für eine stärkere Digitalisierung und die Einhaltung von Steuervorschriften an. Gemäß dieser Vorgabe sind Unternehmen verpflichtet, Rechnungen in strukturierten und maschinenlesbaren elektronischen Formaten, die den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, auszustellen und zu empfangen. Dies gewährleistet standardisierte Prozesse und eine verbesserte Steuerberichterstattung.
Weitere Informationen finden Unternehmen auf einer Webseite des Bundesinnenministeriums mit der offiziellen Definition einer E-Rechnung.
Während die Umstellung Effizienz verspricht, müssen sich Unternehmen auf einen kritischen Aspekt vorbereiten: Sie müssen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen erfolgreich per E-Mail zugestellt werden. In diesem Artikel erläutern wir, was Unternehmen tun müssen, um sich auf die neue Gesetzgebung vorzubereiten und um zu gewährleisten, dass die Kunden ihre Rechnungen erhalten. Das erreichen sie, indem sie eine robuste E-Mail-Authentifizierung implementieren.
Die Grundlagen der E-Mail-Authentifizierung
Spam und unerwünschte E-Mails prägen die moderne E-Mail-Kommunikation. Infolgedessen werden die Kriterien für zugelassene Inhalte in E-Mail-Postfächern immer strikter und E-Mail-Sicherheitsprotokolle wichtiger denn je.
Um Komplikationen zu vermeiden und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen, müssen sich Unternehmen darauf konzentrieren, ihre E-Mail-Zustellbarkeit und -Sicherheit mit SPF-, DKIM- und DMARC-Authentifizierungsmechanismen zu verbessern.
Was sind SPF, DKIM und DMARC?
- SPF (Sender Policy Framework)
verifiziert, dass die E-Mail von einem autorisierten Server Ihrer Domain gesendet wurde. Ohne SPF könnten die Mailserver der Empfänger eine E-Rechnung als Spam einstufen oder ganz ablehnen. - DKIM (DomainKeys Identified Mail)
DKIM stellt sicher, dass die E-Mail während der Übertragung nicht manipuliert wurde. Es fügt an ausgehende E-Mails eine digitale Signatur an, die der Server des Empfängers überprüfen kann. Dies schützt die Integrität der Rechnung. - DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)
DMARC nutzt die Ergebnisse von SPF- und DKIM-Prüfungen, um Nutzern mehr Kontrolle über die E-Mail-Authentifizierung zu geben. Damit wird den Empfangsservern mitgeteilt, wie sie mit nicht autorisierten E-Mails umgehen sollen, die vorgeben, von einer bestimmten Domain zu stammen.
Warum E-Mail-Authentifizierung für elektronische Rechnungen wichtig ist
Da die E-Rechnung nun zur Pflicht wird, ist es sowohl für die Einhaltung der Vorschriften als auch für die Liquidität von entscheidender Bedeutung, dass die Rechnungen Kunden zuverlässig erreichen. E-Mail-Server verlassen sich zunehmend auf SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge, um Phishing und E-Mail-Spoofing zu bekämpfen. Wenn diese Protokolle nicht korrekt konfiguriert sind, dann:
- können Rechnungen im Spam-Ordner landen
- können E-Mails gänzlich blockiert werden
- riskiert man einen Imageschaden durch betrügerische Rechnungen, die im eigenen Namen verschickt werden
Eine ordnungsgemäße E-Mail-Authentifizierung erhöht nicht nur die Zustellbarkeit, sondern sorgt auch dafür, dass Unternehmen in den Augen von Partnern und Kunden vertrauenswürdig bleiben.
Die deutsche Gesetzgebung zur E-Rechnung ist ein Schritt hin zur Optimierung von Geschäftsprozessen, aber eine gründliche Vorbereitung ist hierbei unerlässlich. Die Implementierung einer robusten E-Mail-Authentifizierung stellt sicher, dass Rechnungen zuverlässig zugestellt werden, und hilft, die Vorschriften einzuhalten sowie einen reibungslosen Betrieb in der digitalen Wirtschaft aufrechtzuerhalten.
Schaden für Kunden, Marken und den Ruf einer Domain
Probleme mit der Zustellbarkeit von E-Mails können Unternehmen nicht nur bei der Zustellung von E-Rechnungen schaden. Die Tatsache, dass die eigenen E-Mails im Spam-Ordner des Empfängers landen, kann dem Ruf des Unternehmens schaden. 53 % der Befragten einer Mailgun-Umfrage gaben an, dass sie das Vertrauen in die Marke verlieren, wenn sie die E-Mails eines Unternehmens wiederholt in ihrem Spam- oder Junk-Ordner finden; weitere 10 % gaben an, dass sie sich vom E-Mail-Verteiler abmelden würden.
Je mehr Menschen dies tun, desto schwieriger kann es für Unternehmen sein, ihre Zielgruppen mit E-Mails zu erreichen. Der Spam-Ordner kann wie ein Strudel agieren, der immer mehr E-Mails aus den Posteingängen absaugt, sodass immer weniger davon jemals gesehen werden.
Eine niedrige Zustellbarkeitsrate von E-Mails schadet nicht nur dem Ruf der Marke, sondern auch dem Ruf der Domain, da sie dazu führt, dass E-Mails in Spam-Ordnern landen oder ganz blockiert werden. Dies untergräbt die Legitimität des Absenders weiter und gefährdet das Vertrauen der Kunden. Unternehmen haben oft keinen Einblick in den Erfolg ihrer automatisierten und umfangreichen E-Mail-Kampagnen und wissen nicht, ob Misserfolge auf unzureichende SPF-, DKIM- oder DMARC-Konfigurationen zurückzuführen sind, sodass sie über die Erfolgsquote ihrer E-Mails im Unklaren bleiben.
Glücklicherweise gibt es eine Lösung: den DMARC Manager.
Mit DMARC den Posteingang und nicht den Spam-Ordner erreichen
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) ist ein E-Mail-Authentifizierungsprotokoll, das die Legitimität von E-Mails mithilfe von SPF- und DKIM-Prüfungen verifiziert. Dies gewährleistet einen Schutz in zwei Richtungen:
- Die sendende Domain kann sich darauf verlassen, dass ihre E-Mails die besten Chancen haben den Posteingang des Empfängers erreichen.
- Der empfangende E-Mail-Server kann überprüfen, ob die E-Mails wirklich von einer autorisierten Domain gesendet und nicht manipuliert wurden.
Der DMARC Manager von Hornetsecurity verbessert die E-Mail-Authentifizierung, die Zustellbarkeit und die Kontrolle. Mit ihm können alle E-Mails, die unter der Domain einer Organisation gesendet werden, überwacht und die Wahrscheinlichkeit signifikant erhöht werden, dass sie die beabsichtigten Empfänger erreichen – und nicht deren Spam-Ordner.
Die Vorteile umfassen:
Verbesserte Zustellbarkeit von E-Mails
Der DMARC Manager gewährleistet die Einhaltung von E-Mail-Authentifizierungsstandards und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass elektronischen Rechnungen und Massen-E-Mails die gewünschten Posteingänge erreichen.
Schutz der Markenreputation
Der DMARC Manager bietet Admins die Möglichkeit zu verhindern, dass eine Domain für Phishing-Angriffe, Spoofing und Betrug (einschließlich dem Versand von betrügerischen E-Rechnungen) verwendet wird, und stärkt so die Vertrauenswürdigkeit von Unternehmensmarken.
Gewinn wertvoller Einblicke
Das Tool liefert detaillierte Berichte über die E-Mail-Zustellung und den Authentifizierungsstatus, die den Nutzern helfen, legitime Kampagnen zu identifizieren. Außerdem warnt es beim Verdacht, dass bösartige Akteure mit der Domain Spoofing betreiben. Mit diesen wertvollen Daten können Unternehmen ihre E-Mail-Marketingstrategie anpassen und verfeinern.
Zentralisierte Verwaltung
Mehrere Domains? Kein Problem. Der DMARC Manager erleichtert die Verwaltung mehrerer Domains und Konfigurationen und verbessert so die E-Mail-Authentifizierung. Die E-Mail-Reputation Ihrer Marke wird es Ihnen danken.
Fordern Sie noch heute eine Demo an und sehen Sie, wie der DMARC Manager Ihre Domains vor E-Mail-Imitation, Phishing und Spoofing mit intuitiven Management-Funktionen schützt:
FAZIT: DMARC Manager ist ein unverzichtbares Tool für die Einhaltung der Vorschriften für die E-Rechnung
In der heutigen Bedrohungslandschaft und insbesondere im Fall von E-Rechnungen ist die Nichtverwendung von DMARC keine Option. Der DMARC Manager von Hornetsecurity gibt Ihnen die komplette DMARC-Kontrolle, von der Sicherstellung der Compliance, der Authentifizierung bis zur Verbesserung der Zustellung von E-Rechnungen und anderer wichtiger Kunden-E-Mails in den Posteingang.
Steigern Sie die Zustellbarkeit von E-Rechnungen, die Konversionsrate, die Kundenbindung und das Vertrauen in Ihre Marke mit dem umfassendsten DMARC-Tool, das heute verfügbar ist.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der DMARC Manager von Hornetsecurity?
DMARC Manager ist ein Tool von Hornetsecurity, das Unternehmen dabei hilft, die Zustellbarkeit von E-Mails zu verbessern und ihre Domain vor Phishing, Spoofing und Betrug zu schützen, indem es eine ordnungsgemäße E-Mail-Authentifizierung mit DMARC-, SPF- und DKIM-Protokollen sicherstellt.
Wie verbessert DMARC Manager die Zustellbarkeit von E-Mails?
Unser DMARC-Manager überprüft, ob E-Mails, die von Ihrer Domain gesendet werden, legitim sind, und verringert so die Wahrscheinlichkeit, dass Nachrichten als Spam markiert werden. Dies sorgt dafür, dass Marketing-E-Mails den Posteingang der Kunden zu erreichen, anstatt den Spam-Ordner.
Wie kann DMARC Manager dazu beitragen, das Unternehmensimage zu schützen?
Unser DMARC-Manager zeigt an, wenn Cyberkriminelle Ihre Domain für betrügerische Aktivitäten wie Phishing nutzen. Durch die Möglichkeit, die unbefugte Nutzung Ihrer Domain (z.B. für Phishing-E-Mails) zu blockieren, schützt der DMARC Manager Ihre Marke und stärkt das Vertrauen Ihrer Kunden in Ihr Unternehmen als Absender.
