Die KI-Lösung für eines der größten E-Mail-Probleme: fehlgeleitete Nachrichten

Wir alle kennen den Moment, in dem wir auf „Senden“ drücken, nur um kurz darauf festzustellen, dass die E-Mail an die falsche Person gegangen ist. Fehlgeleitete E-Mails können jedem passieren und führen oft zu unbeabsichtigten Konsequenzen, wie z. B. der Gefährdung vertraulicher Informationen und der Privatsphäre. Bei Milliarden von E-Mails, die täglich ausgetauscht werden, ist das Fehlerpotenzial riesig, vor allem, wenn wir uns auf Funktionen wie die automatische Vervollständigung der E-Mail-Adresse verlassen, die uns die Arbeit abnehmen.

Dieser Artikel befasst sich mit den häufigsten Ursachen und Auswirkungen von fehlgeleiteten E-Mails und zeigt, wie das AI Recipient Validation Tool von Hornetsecurity helfen kann, diese Fehler zu vermeiden.

Das Risiko fehlgeleiteter E-Mails

E-Mails sind nach wie vor die Grundlage der geschäftlichen Kommunikation und sie werden dies wahrscheinlich auch in absehbarer Zukunft bleiben, trotz des Aufstiegs von Microsoft Teams und Slack.

Täglich werden über  300 Milliarden E-Mails versendet, doch kommen sie tatsächlich alle bei den richtigen Empfängern an? Eine der häufigsten Gefahren für die E-Mail-Sicherheit besteht darin, dass E-Mails versehentlich an falsche Empfänger gesendet werden – oft bedingt durch Müdigkeit, Zeitdruck oder Stress.

Da viele Menschen fast ein Drittel ihrer Arbeitszeit mit dem Schreiben von E-Mails verbringen – häufig von mobilen Geräten aus – wird die Funktion zum automatischen Vervollständigen zu einem Schlüsselfaktor. Diese scheinbar harmlose und bequeme Funktion, die einen Empfänger vorschlägt, wenn man nur einen Teil der Adresse der richtigen Person eingibt, kann dazu führen, dass man versehentlich eine E-Mail an jemanden mit einem ähnlichen Namen sendet.

Ein weiterer häufiger Fehler ist die falsche Eingabe von Adressen in den Feldern „An“ oder „CC“ anstelle von „BCC“. Dies führt nicht nur dazu, dass die Empfänger alle anderen Empfänger sehen können, sondern birgt auch die Gefahr, dass sensible Daten ungewollt weitergegeben werden. In einigen Fällen können fehlgeleitete E-Mails sogar zu einem Datenschutzverstoß führen, was schwerwiegende Auswirkungen auf die Einhaltung von Vorschriften hat.

Die häufigsten Ursachen für fehlgeleitete E-Mails und ihre Folgen

Fehlgeleitete E-Mails sind heutzutage erschreckend häufig und ihre Ursache ist leider menschliche Unachtsamkeit. Während das Vergessen eines Anhangs ärgerlich sein kann, kann das Versenden der Nachricht an die falschen Empfänger ein ernsthaftes Datenschutz- oder Sicherheitsrisiko darstellen, z. B. wenn ein Firmenmitarbeiter versehentlich auf „Allen antworten“ klickt und sehr persönliche medizinische Informationen an das gesamte Unternehmen sendet. 

Die Auswirkungen einer fehlgeleiteten E-Mail können variieren und hängen weitgehend davon ab, welche Informationen offengelegt wurden. Bei fehlgeleiteten E-Mails mit sensiblen Kundeninformationen, geistigem Eigentum, personenbezogenen Daten oder anderen äußerst sensiblen Daten sind die Auswirkungen recht groß.

Die unmittelbaren und kurzfristigen Auswirkungen betreffen auf jeden Fall die Teams, die an der Behebung des Problems arbeiten, was Folgendes umfassen kann:

• Triage und Untersuchung von Vorfällen: Unabhängig von der Schwere der Datenschutzverletzung müssen Unternehmen zunächst Zeit investieren, um den Vorfall gründlich zu untersuchen und den Umfang der Verletzung zu bewerten.

• Rechtliche Prüfung: Aufgrund der potenziellen rechtlichen Konsequenzen nach einer Datenschutzverletzung werden die Teams für Recht, Compliance und Risikomanagement bei jedem Schritt von fehlgeleiteten E-Mail-Vorfällen einbezogen und konsultiert. Ein paar Beispiele sind obligatorische Benachrichtigungen, vertragliche Offenlegungsverpflichtungen und die Folgen der Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften, die je nach Umfang der Sicherheitsverletzung einige Stunden bis mehrere Tage in Anspruch nehmen können, was zusätzliche Arbeitskräfte und Ressourcen erfordert.

• Rechtliche Prüfung: Aufgrund der potenziellen rechtlichen Konsequenzen nach einer Datenschutzverletzung werden die Teams für Recht, Compliance und Risikomanagement bei jedem Schritt von fehlgeleiteten E-Mail-Vorfällen einbezogen und konsultiert. Ein paar Beispiele sind obligatorische Benachrichtigungen, vertragliche Offenlegungsverpflichtungen und die Folgen der Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften, die je nach Umfang der Sicherheitsverletzung einige Stunden bis mehrere Tage in Anspruch nehmen können, was zusätzliche Arbeitskräfte und Ressourcen erfordert.

• Benachrichtigung der Kunden: Die Kommunikationsstrategie hängt von der Art der offengelegten Informationen ab. Wenn beispielsweise personenbezogene Daten oder andere sensible Informationen auf dem Spiel stehen, kann es sich um ein unangenehmes Gespräch mit einem Kunden handeln, oder es kann eine gründlichere Aufklärung erforderlich sein. In diesem Fall müssen Unternehmen eine formelle Benachrichtigung über die Sicherheitsverletzung übermitteln und die Identität des Kunden sofort schützen.

Ein Beispiel für eine fehlgeleitete E-Mail ist ein Vorfall bei Serco, einem Outsourcing-Unternehmen. Ein Mitarbeiter hatte versehentlich die E-Mail-Adressen von fast 300 Kontaktpersonen in Großbritannien weitergegeben. Der Fehler trat auf, als eine E-Mail an neue COVID-19-Trainees zur Ermittlung von Kontaktpersonen mit CC statt mit BCC versendet wurde, wodurch die Adressen aller Empfänger offengelegt wurden. Obwohl keine Patientendaten betroffen waren, könnte dieser Fehler gegen die Datenschutzbestimmungen verstoßen. Serco, ein Unternehmen, das für die Autorisierung von 15.000 nicht-klinischen Tracern verantwortlich ist, erklärte, dass es seine Prozesse gründlich überprüfen werde, um derartige Vorfälle in Zukunft zu verhindern.

365 AI Recipient Validation: KI-basierter E-Mail-Validator zur Verhinderung von Datenverlusten und Sicherheitsverstößen

365 AI Recipient Validation ist ein E-Mail-Validierungstool, das Unternehmen bei Datenverlusten unterstützt und versehentliche E-Mail-Fehlleitungen verhindert, um sicherzustellen, dass sensible Informationen nur die vorgesehenen Empfänger erreichen. Das Tool nutzt maschinelles Lernen, um E-Mails auf der Grundlage der bisherigen Kommunikation des Benutzers zu analysieren und „abnormale“ Abweichungen und Diskrepanzen zwischen Absendern und Empfängern zu verhindern.

Absender werden sofort benachrichtigt, wenn die E-Mail, die sie zu versenden versuchen, eine Warnung auslöst, und haben so die Möglichkeit, Korrekturen vorzunehmen. Durch die kontinuierliche Anpassung an das Nutzerverhalten sorgt die KI dafür, dass die Vorschläge und Warnungen mit der Zeit immer genauer werden und somit menschliche Fehler immer weiter minimiert werden.

In sensiblen Branchen wie dem Gesundheits- und Finanzwesen steht viel auf dem Spiel, wenn es um die E-Mail-Sicherheit geht. Daher ist eine zuverlässige Lösung, die eine weitere Sicherheitsebene hinzufügt, von entscheidender Bedeutung. Hier sind die vier wichtigsten Vorteile von AI Recipient Validation:

• Vermeidung von Bußgeldern: Das KI-Tool unterstützt, dass sensible Daten nicht versehentlich über fehlgeleitete E-Mails offengelegt werden, und verringert so das Risiko von Datenschutzverletzungen, die zu DSGVO-Strafen von bis zu 4 % des Jahresumsatzes oder 20 Millionen Euro führen könnten, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

• Kundenvertrauen: Heutzutage ist den Menschen im Allgemeinen der Datenschutz sehr wichtig, nicht nur den Aufsichtsbehörden. Ein Datenleck untergräbt das Vertrauen, das Partner, Aktionäre und Kunden in ein Unternehmen haben. Wenn Kunden durch offizielle Berichte, Hörensagen, schlechte Presse oder Beiträge in den sozialen Medien von verlorenen oder fehlenden Daten erfahren, können sie von einem Unternehmen enttäuscht werden und sich für einen Konkurrenten entscheiden.

• Schutz des Rufs: Durch die Verhinderung solcher Vorfälle wird der Ruf eines Unternehmens geschützt, indem Peinlichkeiten der Mitarbeiter und Kritik an den Sicherheitsverantwortlichen wegen unzureichender Kontrollen verringert werden.

• Minimierung der Kosten für Audits: Einer Studie zufolge stellen externe Wirtschaftsprüfer den betroffenen Unternehmen im Jahr des Vorfalls in der Regel mehr für ihre Prüfungsleistungen in Rechnung. Außerdem nehmen die Prüfer die Prozesse nach dem jüngsten Sicherheitsverstoß noch genauer unter die Lupe. Daraus ergibt sich ein erhöhter Arbeitsaufwand für Audits und wenn Fehler gefunden werden, muss die Organisation mehr Zeit und Geld für Korrekturmaßnahmen aufwenden.

365 AI Recipient Validation arbeitet im Hintergrund, um das Risiko von unvermeidbaren Fehlern durch Nachlässigkeit der Mitarbeiter zu minimieren, die zu erheblichen Datenschutzverletzungen und behördlichen Strafen führen können.

Fordern Sie noch heute eine Demo an und entdecken Sie, wie 365 AI Recipient Validation Ihre E-Mail-Sicherheit verbessern kann!

Warum KI die Zukunft der E-Mail-Sicherheit ist

E-Mails waren schon immer der beliebteste und effizienteste Angriffsvektor für Cyberkriminelle, um Geld, Kontodaten und sensible Informationen von ihren Opfern zu erhalten. Als Reaktion darauf haben Unternehmen E-Mail-Sicherheitslösungen implementiert, die den eingehenden, ausgehenden und internen E-Mail-Verkehr untersuchen, um betrügerische Nachrichten zu erkennen und Angriffe zu vereiteln, bevor sie zu teuren Krisen eskalieren. Um die Effektivität ihrer Taten zu erhöhen, ändern die Angreifer ständig ihre Angriffsstrategien, und die Unternehmen passen ihre Verteidigungsmaßnahmen an, um immer einen Schritt voraus zu sein.

Zu den traditionellen Erkennungstechniken, die von E-Mail-Sicherheitslösungen in der Vergangenheit eingesetzt wurden, gehören Signaturen wie („Diese Nachricht haben wir schon einmal gesehen“), Regeln („Nachrichten mit EXE-Anhängen nicht zulassen“), Blockierlisten („Alle Nachrichten von dieser Domain immer blockieren“) und Erlaubnislisten („E-Mails von diesen Domains sind immer gut“). Sicher, noch immer werden viele Angriffe mit den Standard-Sicherheitspraktiken abgefangen, aber die größere Herausforderung besteht darin, Stefan aus der Finanzabteilung davon abzuhalten, eine Kundenliste an seine Fantasy-Football-Liga zu mailen. KI kann der digitale Superheld sein, der Mitarbeiter vor solchen „Ups“-Momenten bewahrt!

Fazit

Herkömmliche Lösungen zur Verhinderung von Datenverlusten sind oft kostspielig und kompliziert in der Anwendung. Sie blockieren lediglich einen geringen Prozentsatz bösartiger E-Mails und bieten somit keinen umfassenden Schutz. In diesem Kontext hebt sich AI Recipient Validation von Hornetsecurity hervor, das eine fortschrittliche und benutzerfreundliche Alternative darstellt und in einer ganz anderen Liga spielt.

Fehlgeleitete E-Mails können gravierende Folgen haben, auch wenn sie nicht immer auf kriminelles Verhalten hinweisen. Es ist alarmierend, wie viele Mitarbeiter kurz davorstehen, vertrauliche E-Mails an die falsche Person weiterzuleiten oder sensible Informationen preiszugeben. Dank der verfügbaren KI-Lösungen können solche Risiken jedoch rechtzeitig erkannt und abgewendet werden, bevor ernsthafte Schäden entstehen.