E-Mail-Signaturen per Active Directory pflegen
Individuelle Daten mit Hornetsecuritys Signature and Disclaimer automatisch aktuell halten
Signatur, Boilerplate, Abbinder, Disclaimer – das Textende von E-Mails firmiert unter verschiedenen Namen. Aber egal, wie man die Textschnipsel nennt: Sie bestehen aus statischen Komponenten wie zum Beispiel allgemeinen Unternehmensdaten und dynamischen Komponenten, etwa Kontaktdaten des Absenders. Hornetsecurity Signature and Disclaimer bietet ab sofort die einfache und unternehmensweit einheitliche zentrale Pflege sowohl der statischen als auch der dynamischen Inhalte. Hierfür greift die Lösung direkt auf Daten des Active Directorys eines Unternehmens zurück, um stets die aktuellsten Personendaten zu verwenden. Für IT-Administratoren bedeutet dies eine erhebliche Erleichterung ihrer Arbeit, für Unternehmen die Gewährleistung eines einheitlichen Auftritts in der Email-Signatur.
Unternehmen müssen Geschäftsbriefe generell mit Pflichtangaben versehen – das gilt grundsätzlich auch für E-Mails. Um dies zu gewährleisten, empfiehlt sich das automatische Anfügen an jede versendete Nachricht. Mit Signature and Disclaimer können IT-Administratoren eines Unternehmens über ein webbasiertes Interface problemlos Textbausteine erstellen und jederzeit schnell anpassen. Das Produkt greift dabei direkt auf die Daten des Active Directory zu, wodurch sich individuelle Kontaktinformationen automatisch in die Textangaben einbinden lassen. Dies geschieht über Einfügen von AD-Attributen in die Signaturvorlagen und Synchronisation per LDAP. Anschließend fügt die Lösung den Text automatisch an jede verschickte E-Mail an.
Für Administratoren entfällt dadurch der Aufwand für die manuelle Pflege individueller Signaturen. Änderungen von Durchwahlen, Job-Positionen oder E-Mail-Adressen im Active Directory finden sofort ihre automatische Umsetzung im E-Mail-Abbinder. Neben individuellen lassen sich zusätzlich auch gruppenbasierte Signaturen anlegen, um etwa allgemeine Abteilungsinformationen einzufügen.
Unternehmenskommunikation professionell gestalten
Die Lösung bietet Unternehmen gleichzeitig eine elegante Möglichkeit, um im Signatur- und Disclaimerbereich ein einheitliches Corporate Design durchzusetzen. Ebenfalls Anwendung findet Signature and Disclaimer für Marketing- und Vertriebszwecke: Ankündigungen für neue Produkte oder Updates, die kommende Roadshow oder auch ein Hinweis auf den Firmen-Newsletter lassen sich damit unkompliziert an E-Mails anfügen. Dabei können auch HTML-basierte Formate, Bilder oder Banner zum Einsatz kommen.
Neben Bilddateien können auch Links und Textformate in den Disclaimer an der gewünschten Stelle platziert werden. In der Vorschaufunktion des WYSIWYG-Editors („What you see is what you get“) können sich User zudem jederzeit vergewissern, ob alle Anpassungen ihren Vorstellungen nach angezeigt werden.
Signature and Disclaimer: Einheitlich, flexibel und rechtskonform
Signaturen können mit einem rechtskonformen Haftungsausschluss ergänzt werden, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Das schützt die Integrität des Unternehmens. Desweiteren bietet Signature and Disclaimer von Hornetsecurity die Möglichkeit, Werbebanner zu platzieren, die mit wenigen Klicks für Gruppen angelegt werden können. Neben der Einbindung von bestehenden Vorlagen können E-Mail-Signaturen und Disclaimer auch mit Hilfe von definierten Platzhaltern individuell gestaltet werden. Außerdem können verschiedene Disclaimer für beliebig viele Domains oder Nutzergruppen eingerichtet werden.
